導入事例

扶養控除申請書に関する各種照会対応業務

約10万件のデータ化業務、各種お問い合わせに対し、
一元管理システムで効率化、ミス抑制、運営コストも削減!
  • コスト削減
  • 品質向上
  • 効率化
  • 金融/保険: 銀行

業務概要

毎年、年末に実施される扶養控除申請書に関する各種照会対応業務。お客様から返送された申請書を受領し、審査、不備事項の確認、データ化作業などの事務処理を行う。また、コールチームではお客様からのお問い合わせ対応のほか、不備事項解消や返送督促のアウトバウンドも実施している。

  • 課題

    本業務は、毎年クライアントが自社内で実施していたが、社内での運営は高コストであるため外部委託を検討していた。また、処理件数は2か月間で約10万件と多く、規模への対応と応答率向上への取り組みが求められていた。

    ① 毎年発生するスポット業務の対応に高いコストがかかっている
    ② 約10万件にのぼる事務処理の精度向上が図れていない
    ③ 各種照会に対する応答率向上と、審査状況のタイムリーな回答が図れていない

  • 成果

    ● 緻密な入電及び事務処理予測に基づく稼働計画により、95%以上の応答率を実現
    ● 業務のデータ入力対象を限定することで、ミス発生数を抑制でき、運営コストも削減
    ● 情報の一元管理により受電時の処理状況をリアルタイムで把握することができ、効率が向上

TMJの提案

【ポイント】
① 申請書の発送スケジュールをもとに、お客様からの入電・書類返送の時期や量を詳細に予測し、これに対応する稼働計画を立てて必要最低限のコストで運営
② 前年度の入力データの分析から、変更のない申請書には前年データを利用しチェックを行うなど、入力範囲を限定する見通しを立て、データ入力の対象件数を削減
③ 事務処理の進捗状況は、受電履歴管理システムで一元管理し、必要な情報をいつでもリアルタイムに検索・照会できるように改善

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