紙文書の取り扱いでこんなお悩みはありませんか?
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■リスク管理
・紙書類の劣化や紛失が心配
・災害や感染症などの際に紙ベースの業務継続が困難 -
■業務効率化
・書類を探す手間を減らしたい
・他部門との連携をスムーズにしたい
・RPAの活用やテレワークを推進したい -
■コスト削減
・作業人件費を抑えたい
・倉庫保管や印刷などの費用をなくしたい
TMJの文書電子化サービスが解決します!
サービスの特長
1枚15円からの低コスト
・スキャン: A4 片面 1枚 15円~
・前さばき(ホチキス外し等):1 件 20円~
・ファイル名変更:1件 20円~
※原本の状態・量・納期・システム等により異なりますので、詳しくはお問い合わせください。
大量文書でも
短納期・安全に電子化
超高速スキャナをはじめとした「スキャニング専用機」を貴社の要件に合わせてご用意します。システムによる進捗管理、繁閑に応じた柔軟な人員体制により迅速な作業を実現。そのほか、TMJはセコムグループの一員として安全・安心なファイル保管サービスや e-文書法申請対応支援もご提供しています。
ファイル属性の登録など
スキャン前後の工程も一括対応
スキャンデータにファイルの属性(プロパティ)入力を行うことで、文書管理システムとの連携を推進します。コールセンターおよび事務業務の豊富な実績を活かし、書類不備発生時のお客様への電話連絡や、書類データのパンチ入力など、スキャン前後の工程もまとめてサポートします。
対応可能な文書・書類の例
- 総務経理関連:業務契約書、賃貸借契約書、領収書、請求書、納品書
- 人事労務関連:雇用契約書、履歴書、タイムシート、年末調整書類
- 顧客情報関連:申込書、契約書、診断書、アンケート
- 製造開発関連:設計図、建築図面
サービスの流れ
書類の受け渡し
書類の受け渡しは、貴社経由(セキュリティ便)、ユーザー・お取引先から郵送(私書箱)など、ご要望に応じて対応可能です。
原票の移動が困難な場合はご相談ください。
原票の移動が困難な場合はご相談ください。
前さばき
数量カウント・仕分け・ホチキス外しなどを行います。
大量かつ多くのフォーマットが存在する原票を自動で仕分けることができるため、コスト削減やリードタイム短縮が可能です。
大量かつ多くのフォーマットが存在する原票を自動で仕分けることができるため、コスト削減やリードタイム短縮が可能です。
スキャン
スキャン専用機(高速スキャナー)でスキャニングします。
インデキシング・エントリー処理
ファイル名変更、不備確認・対応、入力処理などを行います。書類や記載の不備は、弊社からユーザー・お取引先様に直接確認することも可能です。
※確認方法は電話・メール・郵送などご要件に応じて対応いたします。
※確認方法は電話・メール・郵送などご要件に応じて対応いたします。
データ納品・連携
電子ファイル納品、文書管理システムへのアップロードなどを行います。画像データやエントリーデータの納品方法は、貴社のシステムやネットワーク上に直接投入やCSVでの連携など、ご要望に沿って対応いたします。
書類の保管後、返却・廃棄
電子化した後の紙は貴社に返却もしくは提出先への発送・期限まで保管しその後廃棄するなど、ご要望に沿って対応いたします。
主な実績とご利用料金
業界 | 取り扱い文書 | 目的 | 主な業務工程 | 参考価格 |
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損害保険 | 保険金請求書 | 検索性向上による業務効率化・保管コスト削減 | 仕分け・スキャン・インデキシング・データ入力・保管・破棄 | 200円/件(税込220円) |
サービス | サービス契約書 | 検索性向上による業務効率化・保管コスト削減 | スキャン・インデキシング・保管 | 30円/件(税込33円) |
クレジットカード | 口座振替依頼書 | 検索性向上、自動仕分けによる業務効率化・コスト削減 | 仕分け・スキャン・インデキシング・データ入力 | 86円/件(税込94円) |
製造 | 請求書 | 検索性向上による後処理 の効率化 | スキャン・インデキシング・不備解消・保管 | - |
エネルギー | 申込書 | 検索性向上による後処理 の効率化 | スキャン・インデキシング・データ入力 | 150円/件(税込165円) |
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