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文書電子化サービス

申込書・領収書・契約書などさまざまな書類を低コスト・迅速・確実にスキャニング

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紙文書の取り扱いでこんなお悩みはありませんか?

  • ■リスク管理
    ・紙書類の劣化や紛失が心配
    ・災害や感染症などの際に紙ベースの業務継続が困難
  • ■業務効率化
    ・書類を探す手間を減らしたい
    ・他部門との連携をスムーズにしたい
    ・RPAの活用やテレワークを推進したい
  • ■コスト削減
    ・作業人件費を抑えたい
    ・倉庫保管や印刷などの費用をなくしたい
TMJの文書電子化サービスが解決します!

サービスの特長

1

1枚15円からの低コスト

・スキャン: A4 片面 1枚 15円~
・前さばき(ホチキス外し等):1 件 20円~
・ファイル名変更:1件 20円~

※原本の状態・量・納期・システム等により異なりますので、詳しくはお問い合わせください。

2

大量文書でも
短納期・安全に電子化

超高速スキャナをはじめとした「スキャニング専用機」を貴社の要件に合わせてご用意します。システムによる進捗管理、繁閑に応じた柔軟な人員体制により迅速な作業を実現。そのほか、TMJはセコムグループの一員として安全・安心なファイル保管サービスや e-文書法申請対応支援もご提供しています。

3

ファイル属性の登録など
スキャン前後の工程も一括対応

スキャンデータにファイルの属性(プロパティ)入力を行うことで、文書管理システムとの連携を推進します。コールセンターおよび事務業務の豊富な実績を活かし、書類不備発生時のお客様への電話連絡や、書類データのパンチ入力など、スキャン前後の工程もまとめてサポートします。

対応可能な文書・書類の例

  • 総務経理関連:業務契約書、賃貸借契約書、領収書、請求書、納品書
  • 人事労務関連:雇用契約書、履歴書、タイムシート、年末調整書類
  • 顧客情報関連:申込書、契約書、診断書、アンケート
  • 製造開発関連:設計図、建築図面

サービスの流れ

1

書類の受け渡し

書類の受け渡しは、貴社経由(セキュリティ便)、ユーザー・お取引先から郵送(私書箱)など、ご要望に応じて対応可能です。
原票の移動が困難な場合はご相談ください。
2

前さばき

数量カウント・仕分け・ホチキス外しなどを行います。
大量かつ多くのフォーマットが存在する原票を自動で仕分けることができるため、コスト削減やリードタイム短縮が可能です。
3

スキャン

スキャン専用機(高速スキャナー)でスキャニングします。
4

インデキシング・エントリー処理

ファイル名変更、不備確認・対応、入力処理などを行います。書類や記載の不備は、弊社からユーザー・お取引先様に直接確認することも可能です。
※確認方法は電話・メール・郵送などご要件に応じて対応いたします。
5

データ納品・連携

電子ファイル納品、文書管理システムへのアップロードなどを行います。画像データやエントリーデータの納品方法は、貴社のシステムやネットワーク上に直接投入やCSVでの連携など、ご要望に沿って対応いたします。
6

書類の保管後、返却・廃棄

電子化した後の紙は貴社に返却もしくは提出先への発送・期限まで保管しその後廃棄するなど、ご要望に沿って対応いたします。

主な実績とご利用料金

業界 取り扱い文書 目的 主な業務工程 参考価格
損害保険 保険金請求書 検索性向上による業務効率化・保管コスト削減 仕分け・スキャン・インデキシング・データ入力・保管・破棄 200円/件
サービス サービス契約書 検索性向上による業務効率化・保管コスト削減 スキャン・インデキシング・保管 30円/件
クレジットカード 口座振替依頼書 検索性向上、自動仕分けによる業務効率化・コスト削減 仕分け・スキャン・インデキシング・データ入力 86円/件
製造 請求書 検索性向上による後処理 の効率化 スキャン・インデキシング・不備解消・保管 -
エネルギー 申込書 検索性向上による後処理 の効率化 スキャン・インデキシング・データ入力 150円/件

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