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導入事例

翻訳事業会社 様

全業務の可視化から委託可能な業務を抽出、専門性が高い業務でも委託化を実現

これまで、社員の『仕事の進め方』などを全社的に見直してこなかった点を振り返り、働き方改革・残業削減の推進活動を始動したところでした。全社的に業務改善をプロジェクト化し、TMJの業務量調査・分析を導入。業務を細部まで棚卸しを行い、コア業務とノンコア業務を線引きすることで業務の委託化に成功しました。更に、社員がコア業務に集中できるよう業務再配分ができたことで、残業削減、コスト圧縮が叶いました。

課題
  • 業務量が多く、それに伴い残業時間も増加している
  • チーム編成や役割などはしっかりしているが、属人化している部分がある
  • 業務の棚卸しができていない
  • 専門性が高い業務のため、委託できるかの判断がつかない
  • 新規スタッフの育成時間短縮
提案

業務の棚卸しから、コスト削減に向けての提案をしました。

  1. 業務ヒアリング・調査から作業区分・ルール・判断基準・使用システム・作業時間を明確化し分析
    -業務改善/可視化調査ツール・BPECを活用し簡易にかつポイントを抑えた調査
    -全体の業務プロセス・フローを棚卸ししながら、詳細をヒアリングとアンケート調査
    -作業区分と実施者を明確にした上で、作業時間や重複など改善ポイントを抽出
  2. 切り出し可能な業務を抽出
    -予め明確化した定義に基づき『コア』と『ノン・コア』に区分
    -『ノンコア』業務のうち、前後工程との業務の流れやスキル要件・判断手順などから、委託化可能範囲を特定。併せて、委託後にフローや作業手順等の見直しで生産性や稼働率を向上させる部分を抽出
    -委託化可能範囲について、これまでのコストに対し、委託後の人件費単価や生産性向上に伴うコスト削減効果をシミュレーション比較
  3. 現場の混乱を最小限に抑えるため、『インソース』『スモールスタート』で委託化
    -これまで外部リソースを活用していなかった企業、”身近なスタッフに口頭で仕事を依頼”していた形態から急激な変更は現行の事業・社員のモチベーションに大きく影響することが予想されるため、まず、クライアント企業内で弊社スタッフへ一部の業務から委託化移管をスタート
  4. 更なる改善
    -今後は、地方センターへの移管と、現場改善活動による生産性向上、RPAなどIT導入など多面的な改革を推進
  5. 再現性高く、組織的な業務遂行
    -これまで新人スタッフにサイドバイサイドで口頭伝授しながら業務習得。今後は、マニュアルと育成プログラムにより、組織的なスキル付与が可能に

成果

  • 内製で行う『コア』と、補助スタッフや委託化が行う『ノン・コア』の業務の線引き・業務量が見える化できた
  • 一部インソースで委託化に着手できたことで、将来、地方アウトソースセンターへ移管可能な体制を構築
  • これまでの社員・スタッフの業務再配分により、『コアへの集中』と『残業削減』を実現

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