そう聞いたとき、歯切れのいい返事が返ってこない。導入から半年ほど経った職場で、よく見かける場面です。誰も悪気があって使っていないわけではありません。使わなくても仕事が回ってしまうのです。

生成AIのツールは、その多くが対話画面を中心に設計されています。画面の大部分を入力欄と回答欄が占めている。
けれど実務の最中に見たいのは、対話ではありません。いま処理している申請の内容と、参照したい規程と、AIの回答。この3つを同時に見たいのです。結果として、出勤して最初にやることが、よく使う資料をタブで10個ほど開くことになる。AIツールは、そこに一つ増えたものとして扱われます。

AIが返してきた回答を、確認せずに使うわけにはいきません。どの資料をもとにした回答なのか、その資料はいつ時点のものなのか。
問題は、その確認に手間がかかることです。回答だけが表示され、元の資料は自分でファイルサーバーを探しに行く。この手間が、最初から自分で調べる手間を上回った瞬間に、使う理由がなくなります。

社内の資料は、人が読んで分かりやすいように作られています。要点は表にまとめ、注意事項は画像で目立たせる。長年かけて改良されてきた、よくできた資料です。
ところがこの形が、AIには読みにくい。表は行と列の関係が失われ、画像の中の文字は認識されません。だから期待した回答が返ってこない。ここで多くの現場が「AI向けに資料を作り直そう」と判断し、そして止まります。効率化のために入れたものが、導入のための作業を生み出しているからです。

使われなくなるときは静かです。誰も「使いません」とは言いません。ただ開く回数が減っていき、いつの間にか誰も触らなくなる。
このとき管理側にあるのは「どうも使われていないらしい」という感触だけです。誰が使っていないのか。使っている人は何を聞いて、答えが返っているのか。ここが見えなければ、打つ手が決まりません。

機能一覧を見比べても、定着するかどうかは分かりません。整形していない、いま使っている資料をそのまま登録して、現場でよくある質問を20問ほど投げてみる。
それだけで、導入後に何が起きるかはかなり見えてきます。