皆さまの会社でも「働き方改革」としてさまざまな取り組みをされていると思いますが、残業を管理するだけの精神論の働き方改革になっていないでしょうか。

制度整備などはスコープ外としますが、本質的にはプロセス改善を実施、残業を減らしワークライフバランスを実現したいところです。しかしながら、特に本社部門では業務が属人化しやすく、個々人の業務の繁閑を平準化したくても『その人しかできない』『休めない』『やるしかない』となっていることが考えられます。

隣の人、隣の部署が何をやっているか把握できなかったり、業務が属人化している職場では、「働き方改革」のためにプロセス改善を行うためにまず「業務の棚卸し」が必要です。

「STEP1：業務の棚卸し」
はじめに、会社組織を大きなカテゴリとして、中カテゴリ、小カテゴリとして分解、どんな仕事をしているのか洗い出しを行います。
たとえば「総務」であれば「社会保険」「給与処理」「安全衛生管理」「福利厚生」などに分けるとします。さらに「社会保険」のカテゴリの中で、「住所変更手続き」「結婚・離婚・出産などの手続き」「マイナンバー管理」等の細かな業務レベルにまで落とすことができます。

「STEP2：業務量調査」
次に、日報形式またはアンケート形式で棚卸しした業務毎に頻度（日次・週次・月次・年次など）、1回にかかる処理時間を記録する業務量調査を行います。
調査の工夫として「専門スキルなしで誰でもできる作業か」「定型・単純業務か」「判断が必要か」なども一緒に調査をしておくと専任化・アウトソース化の判断やRPA導入の判断をすることができます。

「STEP3：改善ターゲットの決定」
業務量調査により誰がどの業務にどのぐらい工数をかけているかなどがわかるので、次に改善ターゲットの検討を行います。
調査目的に合わせて業務量調査結果を分析し「①工数がかかっている」「②生産性が低い」「③担当者間のばらつきが大きい」「④ミスをすると影響が大きい」などを基準として改善すべき業務の絞り込みを行います。

「STEP4：現状把握、要因の解析」
「STEP5：対策の立案」
「STEP6：効果の検証」
「STEP7：標準化と管理の定着」
改善ターゲットの絞り込みが終わったら現状把握、要因の解析、対策の立案、効果の検証のステップに従い、QC手法やIE手法を駆使しながら真の要因を見つけ、対策を実施するとともに、後戻りしないようにしっかりと歯止めを行います。

働き方改革の実現に向けプロセス改善をすることで、結果として「工数削減」「ミス削減」につながり、生産性が向上します。ただ一番重要なのは改善の過程、歯止めの過程で「業務が可視化」「標準化」されることです。『その人しかできない』ではなく「多能工化（マルチ化）」「自動化・アウトソース化」が達成でき、『いつでも休める』『任せられる』状態に従業員の気持ちが変化し「やり甲斐のある事に邁進できる」ことがもっとも重要ではないでしょうか。

TMJではQCサークルをベースとした活動、改善報告制度を通して、現場力、問題解決力を磨いております。
それをベースとして、「働き方改革支援サービス」「RPAインテグレーションサービス」「AI導入支援サービス」をお手伝いしています。働き方改革に向けたアイディア・事例など是非お気軽にお問い合わせください。