業務の見える化とは、「業務の属人化をなくし、誰でも取り組めるようにすること」を指します。

業務の属人化によるデメリットとして、担当者が不在の際に業務が止まってしまうことが挙げられます。業務の見える化を進めることで、業務のブラックボックス化がなくなり、業務の標準化を進めることができます。そして、担当者に依存しない業務品質の均一化にもつながります。

業務の見える化は、マクロ視点で業務一覧の洗い出しを行った後に、担当者単位で詳細な業務内容や業務量を、ミクロ視点で整理・分類し行います。

業務の見える化が注目される背景には「働き方改革」があります。働き方改革では、今後予想されている労働力人口の減少に備えて、労働生産性を高めることを求めています。

限られた労働力の中でも企業として利益を出し続けるためには、業務の見える化を実施して特定の担当者に頼る属人化を防ぐ必要があるのです。また、業務の見える化を行い、削減できる業務やフローがないか見直すことで、効率的に業務を進めるための改善が行いやすくなります。

働き方改革で求められる労働生産性の向上

業務の見える化の3つのメリットを紹介します。

業務の見える化を行うことで、「誰がどんな業務を行っているか」把握できるようになります。業務内容や役割が明確になることで相互理解が進み、部門同士の連携が取りやすくなります。

また、業務の見える化において、業務内容をマニュアル資料として残し、定期的にアップデートすることがポイントとなります。

言葉では説明が難しい業務であっても、フローチャート図や表など視覚的な要素を資料に盛り込むことで、業務内容の理解促進につなげることができます。

マニュアル資料として残すことで業務内容の認識のズレを防ぐことができ、他部署へ協力を依頼したい場合にも問い合わせ先の部署が明確になり、スムーズにコミュニケーションを取ることができます。

業務の見える化を進めることで、部署間の連携が取りやすくなり、効率良く業務を進めやすくなります。

業務の見える化は、実施業務を全て洗い出すことから始まります。業務内容を把握することで、これまでは見えていなかった重複業務や不要業務が明確となり、業務フローをシンプル化できる可能性があります。

また、従業員一人ひとりの業務の見える化を行うことで、部署内での特定の従業員に業務の負担が偏っていないか、業務量の可視化も可能となります。

業務の見える化を通して、改めて業務自体を見直し、業務改善への取り組みを強化することができます。

業務の見える化によって、「誰が、いつ、何をしているか」を評価者が把握できて、人事評価がしやすくなります。

業務が属人化してしまうと、人事評価の判断基準がわかりづらくなります。業務の見える化に取り組むことで、各担当者の業務内容を把握しやすくなり、成果を評価しやすくなります。また、評価の説明にも具体性が増し、担当者のモチベーションを高められる可能性もあります。公明正大な人事評価を行うためにも、業務の見える化は重要といえます。

業務の見える化は具体的にどのように取り組んだらよいのか導入に向けてのステップをご紹介します。

まず、どのような業務があり、どの程度の工数がかかっているのか調査・分析を行います。

• 業務内容
• 業務量
• 業務に必要なスキルの難易度

を業務ごとに洗い出します。業務の整理・分類をしっかり行うことで、業務の調査・分析が進めやすくなります。

業務を調査する手法としては、

• インタビュー
• 詳細なアンケート調査
• 現場のモニタリング

など様々な方法があります。

また、業務量調査を外部の企業へ委託し、調査を依頼することも可能です。現場の負担を最小限にしながら、客観的な視点で業務を見直すことができます。

業務の見える化を進める上で、業務マニュアルの存在が欠かせません。業務マニュアルを作成する中で、属人的な業務を可視化することができます。

業務マニュアルを作成することで業務の見える化に役立つだけでなく、抜け漏れの防止や業務の効率化にも貢献します。企業にとって必須のアイテムだといえるので、できる限り整備していきましょう。

特に業務の調査・分析で、必要なスキルの難易度が低い業務は積極的に業務マニュアルを作成することで業務品質の均一化につなげることができます。また、業務マニュアルは定期的に見直しを行い、更新を行うことがポイントとなります。

業務管理ツールを導入することで、より効率的な業務の見える化が実行可能。

業務マニュアルの作成によって、手順についての見える化はできるようになります。しかし、実際に担当者がマニュアルに沿って業務を実行しているかまでは把握することはできません。業務管理ツールを導入することで、業務の進行状況が把握できます。

一口に業務管理ツールといっても様々な種類があります。業務を管理する上で必要な機能を明確にした上で、自社に合ったシステムを導入することがポイントとなります。

BPECを用いたTMJの業務調査・分析パッケージを活用することで、最小限の負担で業務の見える化に取り組むことができます。アンケート方式の調査キットで簡易検査を行い、現場の傾向値を短期間で把握。業務改善の方向性や優先順位を明確化することで、効率的な改善活動が実施できます。

BPECを活用した業務改善を成功に導く「業務の見える化」

グループの間接業務を受託するシェアード会社として設立。管理部門間で重複している業務を集約するために、現状把握に着手しましたが全体把握が難しい状況にありました。さらに、部門間でのやりとりでは共通言語がなく、社内のやりとりのしにくさも指摘されていました。

そこで、導入してみたのが株式会社TMJの「業務量調査・分析サービス」。テンプレートをもとにヒアリング・業務の棚卸を実施した結果、定型業務や単純業務に費やす時間が全体の約8割を占めていることが判明。社員全員が同じデータを見て意思疎通がとれるようになったことで、業務フローの見直しが順調に進んでいます。

グループ各社の間接業務集約化に向け、業務構造を可視化し再構築

業務の見える化を行うことで、業務の属人化を防ぐことができます。担当者に依存することなく、業務品質を保つことができることで、企業としての生産性を高めることができます。

また、従業員にとっても「自分がいないと業務が回らない」という負担が軽減されるため、休暇も取りやすくなり、仕事とプライベートでのオンオフのメリハリもつけやすくなる可能性もあります。

株式会社TMJでは、業務の見える化に活用いただける業務量調査・分析パッケージサービスを提供しております。また、働き方改革支援サービスをはじめ、企業の生産性を高める幅広いサービスを提供しております。業務の見える化をご検討の際は、ぜひご相談ください！お問い合わせは、＜こちら＞。