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BPOの基礎知識


初回投稿日 : 2020/10/20

「業務の見える化」しませんか?可視化によるメリットとステップ

「業務の見える化」しませんか?可視化によるメリットとステップ

企業が存続するためには、継続的に利益を上げられる企業体制の構築が必要不可欠です。安定した企業体制を築く上で、「業務の見える化」への取り組みを強化する企業が増えています。そこで今回は、業務の見える化とは何か、メリットや取り入れる上でのステップについてご紹介します。

業務の見える化とは

業務の見える化とは、「業務の属人化をなくし、誰でも取り組めるようにすること」を指します。

業務の属人化によるデメリットとして、担当者が不在の際に業務が止まってしまうことが挙げられます。業務の見える化を進めることで、業務のブラックボックス化がなくなり、業務の標準化を進めることができます。そして、担当者に依存しない業務品質の均一化にもつながります。

業務の見える化は、マクロ視点で業務一覧の洗い出しを行った後に、担当者単位で詳細な業務内容や業務量をミクロ視点で業務の整理・分類を行います。

業務の見える化が注目される背景

業務の見える化が注目される背景として、「働き方改革」が関係しています。

働き方改革では、今後予想されている労働力人口の減少に備えて、労働生産性を高めることを求めています。限られた労働力の中でも企業として利益を出し続けるためには、業務の見える化を実施することで特定の担当者に頼る属人化を防ぐ必要があるのです。また業務を見える化を行い、なくせる業務やコンパクトにできる業務がないか業務を見直すことで、効率的に業務を進める改善を進めやすくなります。

<関連記事>働き方改革で求められる労働生産性の向上

業務の見える化のメリット

業務の見える化にはどんなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つのメリットを紹介します。

部署間の連携が取りやすくなる

業務の見える化を行うことで、「誰がどんな業務を行っているか」把握できるようになります。部署の業務内容や役割が明確になることで相互理解が進み、部門同士の連携が取りやすくなります

また、業務の見える化において、業務内容をマニュアル資料として残し、定期的にアップデートすることがポイントとなります。

言葉では説明が難しい業務であっても、フローチャート図や表など視覚的な要素を資料に盛り込むことで、業務内容の理解促進につなげることができます。

マニュアル資料として残すことで業務内容の認識のズレを防ぐことができ、他部署へ協力を依頼したい場合にも問い合わせ先の部署が明確になり、スムーズにコミュニケーションを取ることができます

業務の見える化を進めることで、部署間の連携が取りやすくなり、効率良く業務を進めやすくなります。

業務を見直す機会が生まれる

業務の見える化を進めるためには、実施業務を全て洗い出すことから始まります。業務内容を把握することで、これまでは見えていなかった重複業務や不要業務が明確となり、業務をシンプル化できる可能性があります。

また、従業員一人ひとりの業務の見える化を行うことで、部署内での特定の従業員に業務の負担が偏っていないか、業務量の可視化も可能となります。

業務の見える化を通して、改めて業務自体を見直す機会を作ることができます。そして、業務を見直すことで、業務改善への取り組みを強化することができます。

人事評価がしやすくなる

業務の見える化では、「誰が、いつ、何をしているか」を評価者が把握しやすくなり、人事評価がしやすくなります。

業務が属人化してしまうと、何を基準に人事評価をしたらよいのか判断基準がわかりづらくなります。また、評価者の主観的な判断が入る余地が大きくなることで、人事評価において不公平を感じる従業員もいるかもしれません。

そこで業務の見える化に取り組むことで、各担当者の業務内容を把握しやすくなり、成果を評価しやすくなります。また、評価の説明にも具体性が増し、担当者のモチベーションを高められる可能性もあります。公明正大な人事評価を行うためにも、業務の見える化は重要といえます。

業務の見える化のステップ

業務の見える化は具体的にどのように取り組んだらよいのでしょうか。ここでは、具体的な導入に向けてのステップをご紹介します。

業務の調査・分析

まず、どんな業務があり、どの程度の工数がかかっているのか調査・分析を行います。

  • 業務内容
  • 業務量
  • 業務に必要なスキルの難易度

を業務ごとに洗い出します。業務の整理・分類をしっかり行うことで、業務の調査・分析が進めやすくなります。

業務を調査する手法としては、

  • インタビュー
  • 詳細なアンケート調査
  • 現場のモニタリング

など様々な方法があります。

また、業務量調査を外部の企業へ委託し、調査を依頼することも可能です。現場の負担を最小限にしながら、客観的な視点で業務を見直すことができます。

業務マニュアルの作成

業務の見える化を進める上で、業務マニュアルの存在が欠かせません。業務マニュアルを作成する中で、属人的な業務を可視化することができます。

業務マニュアルを作成することで業務の見える化に役立つだけでなく、抜け漏れの防止や業務の効率化にも貢献します。企業にとって必須のアイテムだといえるので、できる限り整備していきましょう。

特に業務の調査・分析で、必要なスキルの難易度が低い業務は積極的に業務マニュアルを作成することで業務品質の均一化につなげることができます。また、業務マニュアルは定期的に見直しを行い、更新を行うことがポイントとなります。

業務管理ツールの導入

業務管理ツールを導入することで、より効率的な業務の見える化が実行可能です。

業務マニュアルの作成によって、手順についての見える化はできるようになります。しかし、実際に担当者がマニュアルに沿って業務を実行しているかまでは把握することはできません。業務管理ツールを導入することで、業務の進行状況が把握できます。

一口に業務管理ツールといっても様々な種類があります。たとえば、タスク管理やスケジュール管理を目的としたシンプルなツールから納品物の保存までできるツールもあります。業務を管理する上で必要な機能を明確にした上で、自社に合ったシステムを導入することがポイントとなります。

業務の見える化で企業の生産性を上げるために

業務の見える化を行うことで、業務の属人化を防ぐことができます。担当者に依存することなく、業務品質を保つことができることで、企業としての生産性を高めることができます。

また、従業員にとっても「自分がいないと業務が回らない」という負担が軽減されるため、休暇も取りやすくなり、仕事とプライベートでのオンオフのメリハリもつけやすくなる可能性もあります。そして、離職を防いだり、従業員のモチベーションを高めたりすることで企業の生産性向上にもつなげることができます。

株式会社TMJでは、業務の見える化に活用いただける業務量調査・分析パッケージサービスを提供しております。また、働き方改革支援サービスをはじめ、企業の生産性を高める幅広いサービスを提供しております。業務の見える化をご検討の際は、ぜひご相談ください!お問い合わせは、<こちら>。

執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。
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