RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、採用活動に関する業務全般を代行する人材サービスを指し、「採用代行」とも呼ばれています。少子高齢化が進み、労働人口が減り続けていくなかで、求める人材を獲得する難易度が高くなっています。特に優秀な人材を採用するためには、厳しい獲得競争を勝ち抜かなければなりません。また、採用活動の方法が多様化したことにより、採用管理の方法も複雑になっています。

このような状況下では、採用業務のすべてを自社内で行うことに難しさを感じている採用担当者も多いかもしれません。そこで、ニーズが高まってきたのが採用活動に特化したアウトソーシングです。

• 社員数が少なく採用専任のスタッフを置く余裕がない
• 採用直後の離職率が高く、ミスマッチを防ぎたい
• 応募を受けてから面接設定までスピーディーに対応したい

など企業によって抱えている課題はさまざまです。豊富な活動経験とノウハウを持ったRPOに採用業務を任せることによって、課題を解決できる可能性があります。

ここからは、RPOに依頼できる具体的な業務について解説します。

募集要件や職種要件の定義設定をRPOに依頼することができます。採用計画の中心となる募集要件や職種要件の定義づけを自社で決めず、外注に任せて良いのかと不安に感じるかもしれません。しかし、根本的な部分だからこそRPOに依頼するメリットがあります。

募集要件や職種要件を盛り込みすぎてしまうと、応募者がなかなか集まらない可能性があります。たとえば、入社後でも育成可能な能力まで求めてしまうことが少なくありません。求める能力をすべて要件に入れると、潜在能力のある人材が対象から外れてしまう可能性があります。

そこで、RPOが行うことで、企業のニーズを反映しつつ、客観的な視点も取り入れた要件に近づけることができます。

募集要件や職種要件を定義する際には、要件に優先順位をつけた上で、必要最小限に取捨選択を行うことがポイントとなります。採用活動のノウハウを持っているRPOが要件の定義づけをすることで、必要な内容を盛り込みつつ簡潔なわかりやすいものになる可能性が高まります。

採用活動では、費用を最小限に抑えながらニーズに合う人材を効率よく集められる募集媒体を選ぶことがとても重要です。RPOでは、企業からのヒアリングを活かして、ニーズに合う求人媒体を選定するサービスも行っています。応募者数が少なかったり、求めている人材に求職者がマッチしなかったりする場合は、求人媒体の選定に課題があるかもしれません。

業種や職種によって、求人募集を掲載するのに向いている媒体は異なります。企業の規模や募集している地域や職種によっても、情報を載せるべき媒体は異なります。有資格者のみが募集対象になるような場合は、対象者だけが求人を探す媒体を選んだほうが効率よく募集できるでしょう。

ノウハウを持ったRPOに依頼すれば、費用対効果の高い媒体を的確に選定してくれる可能性があります。

応募者の書類選考もRPOに任せられるサービスのひとつです。新卒採用など応募者の人数が多い採用では、応募者全員の書類に目を通すのに多くの労力がかかります。

そこで、書類選考をRPOに依頼することで効率的に応募者の選定を行うことができます。採用基準を満たしているか判断を行うことがメインとなります。面接に進む要件を満たした応募者だけを通過させるようにRPOに依頼することで、書類選考にかかる手間と労力を削減することができます。

面接の手配もRPOに依頼することが可能です。具体的には、ウェブを含めた面接場所の手配・応募者への連絡・面接日時の調整など面接に至るまでの雑務や面接後の連絡など合否判断に直結しない内容が中心です。

応募から面接設定までの業務は時間と労力を要するものの、いかにスピーディーに対応できるかが重要となります。RPOに依頼することで、応募から面接設定までの時間を短縮でき、優秀な応募者との接触機会を増やすことができます。また、採用担当者は面接関連に充てていた時間を他の業務に充てることができます。

RPOに一次選考の面接官を代行してもらうことも可能です。

大勢の応募者の中から二次面接に進む人材の選定をする場合に最適です。また、面接官自体を代行してもらうのではなく、面接の席に同席してもらいながら選定のアドバイスなどを受けることも可能です。RPOを通して、面接のノウハウを蓄積していくこともできます。

採用活動は、採用する応募者を決定したら終わりというわけではありません。内定通知後にもメールなどで定期的にフォローし、入社の意欲を維持させることも大事な業務のひとつです。

内定者への事務連絡のほか、入社までに必要な連絡や書類のやり取りなどさまざまな雑務を含めてRPOを活用することで手間を省くことが可能です。

外注することで新たな費用が発生することでRPOを活用するか判断に迷う採用担当者も多いかもしれません。

採用のコストは、RPOに支払う金額だけではなく、費用対効果で考えることが重要です。

どの工程をRPOに任せるのかの判断は、それぞれの企業が抱えている課題によって異なります。合否判断に関わる業務以外はすべてRPOに任せたほうがよいケースもあれば、応募から面接設定までの業務だけを部分的に任せたほうが良いケースもあります。任せる範囲に応じて金額も異なるため、依頼したい業務を明確化した上で検討を進めることがポイントとなります。

RPOのサービスを提供している会社は複数あり、それぞれ提供しているサービスの内容や利用にかかる料金が異なります。どのようなポイントに注意して選べばよいのでしょうか。ここからは、RPOの会社を選ぶとき押さえておきたいポイントを5つご紹介します。

採用活動を依頼するRPOを選ぶ際には、実績は重要なポイントです。他社の採用活動でどのような実績を残しているかをウェブサイトなどで確認しておきましょう。面接官研修を行っている会社や自社と同じ業界での採用実績のある会社なら安心です。

RPOに採用活動の代行を依頼すると、採用を行う企業の情報だけでなく応募者の個人情報もRPO会社は取り扱います。採用活動の中で取得した機密情報を故意にではなくても漏らされてしまうとトラブルに発展しかねません。RPOと採用側の企業だけの問題でなく、応募者とののトラブルにも発展する可能性もあります。そのため、機密保持契約をしっかりと取り交わす会社を選ぶことが大事です。

複数のRPOから1社を選ぶ際、窓口となるのはそれぞれの会社の営業担当者です。契約を結ぶまでのあいだ、自社の求める採用活動を実施できるかは、営業担当者を通じて判断することになります。営業担当者とどれだけ密に話し合いができ、ニーズを共有できたかによって、RPOの利用価値に大きな差が生まれます。ニーズを正しく理解してくれる営業担当者であれば、満足度の高い採用活動が可能となります。

採用業務を代行してもらうRPOには、社内ルールを理解し守ってもらう必要があります。応募者側にとって、RPOとして依頼している場合でも同じ会社の社員として映ります。

自社特有の社内ルールがある場合、しっかりとルールを共有できるRPO会社を選定することがポイントとなります。

RPOに採用業務を代行する場合、コストメリットも大事なポイントです。たとえ採用にかかる手間が省けても、費用対効果が薄いのであれば、継続して依頼することが難しくなる可能性があります。会社によって、RPOのサービス内容もコストも異なるので、複数のRPOの比較検討をするようにしましょう。サービス内容と費用を比較することでより満足度の高いRPOを選定することができます。

RPOサービスの利用は採用業務の労力と手間の削減につながります。どの業務を代行してもらうのが最適かは企業によって異なります。

人材の獲得競争を勝ち抜くためには、いかにスピーディーに応募者へアプローチできるかが重要となります。株式会社TMJでは、応募者からの問い合わせ対応や面接の手配など幅広い採用代行(RPO)サービスを取り扱っております。RPOの導入をご検討の際は、ぜひご相談ください！詳しくは、＜こちら＞。