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BPOの基礎知識


BPO
初回投稿日 : 2020/09/30
最終更新日 : 2024/02/20

バックオフィスとは?主な業務や効率化の方法を紹介

バックオフィス業務

バックオフィスは売上に直接かかわるフロントオフィスとは異なり、間接的に売上に貢献する機能を持ち、業務効率化が進めやすい領域といわれています。そのため、多くの企業がバックオフィスの効率化に積極的です。今回はバックオフィスの主な業務内容や具体的な職種例、業務効率化の方法やメリットをご紹介します。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、営業やマーケティングなど売上に直結するフロントオフィスとは異なり、これらフロントオフィスを後方から支援し、間接的に売上に貢献する機能を指します。

バックオフィスの主な業務内容

バックオフィスは、事務業務や管理業務が主な業務内容となります。請求書の発行・契約書の管理・給与計算などが業務の一例です。バックオフィス業務は会社全体の管理にもかかわるので、円滑な業務運営には欠かせません。

バックオフィスとフロントオフィスの違い

一方、フロントオフィスは、営業・マーケティング・販売・コールセンター業務など取引先や顧客に直接かかわる業務を指します。フロントオフィスは会社の業績に直結するため、こちらも欠かせません。

バックオフィス業務の職種例

バックオフィスには、専門性を必要とする業務や定型業務として標準化が可能なものまで幅広いタイプの業務があります。ここではバックオフィスにどのような職種があるのか一例をご紹介します。

人事 ・労務

人事・労務は企業の財産である人にかかわる業務です。

  • 採用活動
  • 人事制度の作成・管理
  • 給与計算や社会保険の手続き等のペイロール
  • 過重労働やハラスメント防止等の労務管理

などが業務の一例となります。

RPO(採用代行)を導入し、採用活動の一部を外部へ委託する企業も増えています。

RPO(採用代行)とは?依頼できる業務・選定時のポイントをご紹介

総務・庶務

総務・庶務は従業員をサポートし、企業活動を円滑にする業務を全般的に担っています。業務領域は多岐にわたります。

  • 福利厚生関連の業務
  • オフィス・施設の設備管理や備品の管理
  • 株主総会や取締役会の企画・運営
  • 代表電話への対応

などが業務の一例として挙げられます。

テレワークが普及したことで、代表電話への対応をアウトソーシングする企業も増えています。

オフィス不在時の電話受付を代行してくれる「あんしん電話当番サービス」は、<こちら>。

経理 ・財務

経理・財務は企業のお金にかかわる重要な業務を担い、経営者の重要な意思決定を助ける業務も含まれます。

経理では金銭面から日々の経営活動を管理し、財務では企業の将来をみすえた経営活動を支えています。

  • 日々の経費精算
  • 月次・年次決算書の作成
  • 年末調整・税務申告
  • 資金調達
  • 予算管理

などが業務の一例となります。経費精算は業務効率化が進めやすい業務のひとつです。

営業事務

営業事務では、営業担当者が営業活動に集中できる環境を作るためのサポート業務を担います。

  • 事務作業(見積書作成・資料作成・社内申請事務・契約書登録等)
  • 顧客からの問い合わせ対応

などが業務の一例です。

営業担当者の事務業務の負担を減らすことは、企業の売上に大きく貢献します。営業事務支援を専門とする企業へアウトソーシングし、営業事務の業務効率化に積極的に取り組む企業も増えています。

法務

メンバー間での取り組み

法務では、企業活動で生じた法務関連業務を一手に担います。

  • 契約書のリーガルチェック
  • コンプライアンスの周知徹底
  • 社内規定の整備

などが業務の一例として挙げられます。

社内に法務部がない企業は、弁護士や行政書士に契約書のリーガルチェックや作成をアウトソーシングすることがあります。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化することは、企業にも従業員にもメリットがあります。

固定費を変動費にできる

時間や手間がかかる業務をアウトソーシングした場合、バックオフィス担当者を新たに雇用する必要がなくなります。従業員として雇用した場合は人件費が固定化されるのに対して、アウトソーシングであれば変動費となり、業務量に応じて費用が発生します。

また、委託先は業務に専門性を有しているため、社内で同じ業務を行うよりも効率的かつ、高いパフォーマンスが期待できます。

生産性の向上が期待できる

生産性の向上

バックオフィス業務を効率化することで、企業の利益や売上に直結する業務にリソースを集中できます。

営業担当の場合、営業支援ツールの導入や、アウトソーシングの活用などで、顧客とのコミュニケーションや提案活動などの顧客と接する業務に集中できるようになります。その結果、会社全体の生産性向上、売上向上が期待できます。

生産性向上とは?簡単に生産性を高める5つのポイントを解説

バックオフィスを効率化する3つの方法

バックオフィス業務を効率化する具体的な方法について、3つご紹介します。

① 業務の自動化

業務の自動化

1つめは業務の自動化です。たとえば、パソコンを使う作業の一部をロボットに置き換えるRPAの導入やAIの活用などが一例となります。

人為的ミスを低減しつつスピーディーに業務を行えるため、業務の効率化に有効です。

② クラウド型システムの活用

クラウド型システムとは、インターネット経由でシステムを利用できるサービスです。勤怠管理や給与計算のシーンで活用されることが多いです。インターネット環境があればアクセスできるため、テレワークなどでも場所を選ばずに利用できるメリットがあります。

また、制度改正や税率の変更がある場合、自動更新されるため自社の業務負担が軽減します。

③ アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、自社で行っているサービスや業務を外部委託することを指します。

アウトソーシングする場合、

  • 専門性を必要とする業務
  • 定型業務として標準化できる業務

のどちらの業務であるかによって委託先の企業は異なります。

労務や法務関連業務は専門性を必要とするため、それぞれの専門領域に特化したアウトソーシング企業への委託が最適です。

定型業務として標準化できる業務である場合、BPO企業への依頼が最適です。

BPO企業によっては、業務量を調査・分析してどの業務を委託するのが最適かを提案してくれる場合もあるので、気軽に相談してみましょう。BPO企業は専門的な知識とスキル、ノウハウをもとに業務に取り組むため、効率性だけではなく業務品質の向上も期待できます。

BPOとは?アウトソーシングとの違いやサービス内容・事業者の選び方を解説

成功事例「大手損害保険会社」

事業拡大にともない、バックオフィスの事務領域も拡大しつつある状況でした。しかし、従業員を固定で配置するとなると、繁閑対応が難しくなります。そこで、従量制課金の形態での依頼が可能な株式会社TMJに一部のバックオフィス業務を委託しました。

繁閑対応ができることで繁忙期でも顧客をお待たせすることなく対応できるようになり、さらに業務の標準化を進めることで生産性は150%近くになりました。

繁閑差が激しい「保険事務のBPO事例」

バックオフィス業務を効率的に

バックオフィスを効率化することで、社内の業務負担を軽減し、従業員が働きやすい環境の整備ができます。

株式会社TMJでは、企業の業務効率化につながるサービスを幅広く提供しています。バックオフィスの効率化をご検討の際は、ぜひご相談ください!お問い合わせは、<こちら>。

キーワード

BPO

執筆者紹介

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。

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