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BPOの基礎知識


BPO
初回投稿日 : 2020/09/30

バックオフィス業務とは?業務効率化の方法もご紹介

バックオフィス業務

バックオフィス業務は円滑な企業経営に欠かせません。また、業務効率化が進めやすい領域でもあり、バックオフィス業務の業務効率化に積極的に取り組む企業が増えています。今回はバックオフィス業務とは何か解説しながら、具体的な職種例や業務効率化の方法をご紹介します。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、営業やマーケティングなど売上に直結するフロントオフィス業務を支援する業務を指します。事務業務や管理業務が主な業務内容となります。請求書の発行・契約書の管理・給与計算などが業務の一例です。バックオフィス業務は会社全体の管理にも関わるので、円滑な業務運営には欠かせません。

一方、フロントオフィス業務とは、営業・マーケティング・販売・コールセンター業務など顧客に直接関わる業務を指します。フロントオフィス業務は会社の業績に直結するため、こちらも欠かせません。そのため、企業によっては請求書の発行や経費精算といったバックオフィス業務を営業担当者が兼任することもあります。

しかし、事業が拡大するにつれ、従業員が本業務に集中できる環境を作るためにはバックオフィス業務を効率化する必要性が高まります。

バックオフィス業務の職種例

バックオフィス業務には、職種によって専門性を必要とする業務から定型業務として業務を標準化できる業務まで幅広くあります。ここではバックオフィス業務にどんな職種があるのか一例をご紹介します。

企業によっては、顧客接点のある部門とその部門のサポート業務を行う部門を分け、サポート部門の業務を総称してバックオフィス業務と呼ぶ場合もあります。

経理 ・財務

経理・財務は企業のお金に関わる重要な業務です。経営者の意思決定を助ける重要な業務も含まれています。

経理では金銭面から日々の経営活動を管理し、財務では企業の将来における経営活動を支えています。

  • 日々の経費精算
  • 月次・年次決算書の作成
  • 年末調整・税務申告
  • 資金調達
  • 予算管理

などが業務の一例となります。経費精算は業務効率化が進めやすい業務のひとつです。

人事 ・労務

人事・労務は企業の財産である人に関わる業務です。

  • 採用活動
  • 人事制度の作成・管理
  • 給与計算や社会保険の手続き等のペイロール
  • 過重労働やハラスメント防止等の労務管理

などが業務の一例となります。

RPO(採用代行)を導入し、採用活動の一部を外部へ委託する企業も増えています。

<関連記事>RPO(採用代行)とは?依頼できる業務・選定時のポイントをご紹介

法務

法務では、企業活動で生じた法務関連業務を一手に担います

  • 契約書のリーガルチェック
  • コンプライアンスの周知徹底

などが業務の一例として挙げられます。

専門性を必要とする業務であるため、社内に法務部がない企業は弁護士や行政書士に契約書のリーガルチェックや作成をアウトソーシングすることがあります。

総務・庶務

総務・庶務は従業員をサポートし、企業活動を円滑にする業務を全般的に担っています。業務領域は多岐に渡ります

  • 福利厚生関連の業務
  • オフィス・施設の設備管理や備品の管理
  • 株主総会や取締役会の企画・運営
  • 代表電話への対応

などが業務の一例として挙げられます。

テレワークが普及したことで、代表電話への対応をアウトソーシングする企業も増えています。

営業事務

営業事務では、営業担当者が営業活動に集中できる環境を作るためのサポート業務を担います。

  • 事務作業(見積書作成・資料作成・社内申請事務・契約書登録等)
  • 顧客からの問い合わせ対応

などが業務の一例として挙げられます。

営業担当者の業務負担を減らすことは、業務効率化に大きく貢献します。営業事務支援を専門とする企業へアウトソーシングし、営業事務の業務効率化に積極的に取り組む企業も増えています

バックオフィス業務効率化のメリット

バックオフィス業務を効率化することは、企業にも従業員にもメリットがあります。ここでは、バックオフィス業務効率化のメリットについてご紹介します。

固定費の変動費化

バックオフィス業務を効率化するメリットに、固定費の変動費化があります。

時間や手間がかかる業務をアウトソーシングした場合、バックオフィス業務担当者を新たに雇用する必要がなくなります。従業員として雇用した場合は人件費が固定化されるのに対して、アウトソーシングであれば変動費となり、業務量に応じて費用が発生する形となります。

またアウトソーシングの場合、業務に専門性を有しているため、社内で同じ業務を行うよりも効率的に行うことができる可能性があります。

生産性の向上

2つ目のメリットとして、生産性の向上があります。バックオフィス業務を効率化することで、企業の利益や売上に直結する業務に集中することができます

営業担当者の場合、クラウド型システムを導入したり、アウトソーシングを活用したりすることで、顧客とのコミュニケーションや提案など顧客接点のある業務に集中することができます。そして、結果的に会社全体の生産性向上につなげることができます。

<関連記事>生産性向上とは?定義や生産性を高める3つのポイントを解説

バックオフィス業務効率化の方法

バックオフィス業務効率化する具体的な方法について、3つご紹介します。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、外部に自社で行っているサービスや業務を委託することを指します。

アウトソーシングする場合、

  • 専門性を必要とする業務
  • 定型業務として標準化できる業務

のどちらに業務であるかによって委託先の企業は異なります。

労務や法務関連業務は専門性を必要とするため、それぞれの専門領域に特化したアウトソーシング企業への委託が最適です。

定型業務として標準化できる業務である場合、BPO企業への依頼が最適です。

BPO企業によっては、業務量を調査・分析してどの業務を委託したら最適か提案してくれる場合もあるので、気軽に相談してみましょう。BPO企業は専門的な知識とスキルをもとに効率性を優先して業務に取り組むため、依頼した業務の質も高めることができます。

<関連記事>BPOとは?特徴から導入のメリット・ポイントまでやさしく解説

業務の自動化

業務の自動化は業務効率化する方法の一つです。たとえば、パソコンを使う作業の一部をロボットに置き換えるRPA(※)サービスの導入やAIの活用などが一例となります。

人的ミスをなくしながら、スピーディーに業務を行うことができるため、業務の効率化につなげることができます。

※RPA:Robotics Process Automationの略称。

クラウド型システムの活用

クラウド型システムとは、インターネット経由でシステムを利用できるサービスです。勤怠管理や給与計算のシーンで活用されることが多いです。

インターネット環境があればアクセスすることができるため、テレワークなどでも場所を選ばずに利用できるメリットがあります。

また、制度改正や税率の変更がある場合、システム側で自動更新されるため自社の業務負担を軽減することができます。

バックオフィス業務を効率的に

バックオフィス業務を効率化することで、社内の業務負担を軽減し、従業員が働きやすい環境を作ることができます。

株式会社TMJでは、BPOサービスを軸とした営業事務支援サービスRPO(採用代行)サービスや業務自動化を実現するRPAサービスAI導入支援サービスなど、企業の業務効率化につなげるサービスを幅広く提供しています。

また、テレワークの普及を受けて、代表電話に対応するあんしん電話当番サービスも提供しております。バックオフィス業務効率化をご検討の際は、ぜひご相談ください!お問い合わせは、<こちら>。

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執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。

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