業務の見える化とは、業務内容や作業量、仕事の流れ、担当者などを整理し、業務の実態を把握できる状態にすることです。

業務を整理することで、業務量の偏りや重複作業、不要な工程、特定の担当者に依存している業務などを発見しやすくなります。

「見える化」と「可視化」は同じような意味で使われることもあります。本記事では、業務やデータを整理して把握できる状態にすることを「可視化」、そこから課題を発見し、改善につなげていくことまでを「見える化」と整理します。

業務フローの作成や作業時間の集計だけで終わらせず、明らかになった課題を業務の廃止・集約・標準化などの改善につなげることが重要です。

業務の内容や進め方が整理されていないと、属人化や業務量の偏り、重複作業などの課題があっても気づきにくくなります。
また、現状を十分に把握しないままツールの導入やアウトソーシングなどを進めると、本来の課題に合わない施策を選んでしまう可能性があります。
「誰が」「何を」「どのような手順で」「どれくらいの時間をかけて」行っているのかを把握することで、改善すべき箇所や優先順位を検討しやすくなります。

仕事の流れや作業時間を整理すると、重複作業や待ち時間、不要な工程などを把握しやすくなります。削減・集約できる業務を見つけることで、より重要な業務に人員や時間を振り向けられます。

特定の担当者しか知らない手順やノウハウを整理・共有することで、担当者の異動や退職による影響を抑えられます。業務の標準化にもつながり、担当者による品質のばらつきを減らしやすくなります。

担当者ごとの業務内容や作業量が分かれば、業務の偏りを把握し、配置や役割分担を見直せます。人員配置や評価を検討する際の客観的な材料としても活用できます。

業務フローや進捗状況を共有することで、遅延や滞留が起きている工程を把握しやすくなります。問題が大きくなる前に原因を確認し、対策を検討できます。

業務の見える化では、目的に応じて把握する情報を決めます。主な対象は次の3つです。

どのような業務があり、誰が担当し、どのような手順で進めているのかを整理します。部門をまたぐ業務では、受け渡しや承認の流れまで確認すると、重複や停滞を見つけやすくなります。

業務ごとの件数や作業時間を把握します。業務量の偏りや負荷の高い業務を確認することで、改善の優先順位を決める材料になります。

担当者個人が持つ判断基準や作業のコツなども見える化の対象です。手順書やマニュアルなどに整理し、組織で共有することで属人化の防止につながります。

最初に「何のために見える化するのか」を明確にします。業務効率化、属人化の解消、業務量の平準化など、目的を定めたうえで対象となる業務や部門を決めます。

対象となる業務を洗い出し、それぞれの担当者、作業内容、件数、作業時間などを確認します。インタビューやアンケート、現場のモニタリングなど、自社に合った方法で情報を集めます。

収集した情報をもとに、業務の難易度や負荷、属人化の状況などを分析します。課題があると考えられる業務はフローに整理し、ボトルネックや他部門との連携上の問題などを確認します。

明らかになった課題に対して、業務の廃止・集約、手順の変更、標準化、自動化、アウトソーシングなどの改善策を検討します。実現可能性や効果を踏まえて優先順位をつけ、実行します。

施策を実行した後は、想定した効果が出ているかを確認します。必要に応じて業務フローや施策を見直し、改善を続けることが重要です。

業務内容や作業時間を把握する取り組みは、現場にとって負担になることがあります。何のために行うのか、見える化した情報をどのような改善に活用するのかを共有し、協力を得ながら進めましょう。

対象が広すぎると、調査や分析に時間がかかります。課題が大きい部門や業務から始め、必要に応じて対象を広げる方法も有効です。

業務を一覧にしたり、フローを作成したりしただけでは改善にはつながりません。見えてきた課題に対して改善策を実行し、その効果まで確認することが大切です。

ある専門商社のシェアードサービスセンターでは、管理部門間で重複している業務を集約するために現状把握を進めていましたが、業務全体を把握しにくく、部門間に共通言語がないことも課題となっていました。

そこで株式会社TMJの「業務量調査・分析サービス」を導入し、テンプレートをもとにヒアリングと業務の棚卸しを実施。その結果、定型業務や単純業務に費やす時間が全体の約8割を占めていることが分かりました。

社員が同じデータをもとに意思疎通できるようになり、業務フローの見直しも進めやすくなりました。業務を共通の基準で見える化することは、課題の発見だけでなく、改善に向けた関係者間の認識合わせにも役立ちます。

グループ各社の間接業務集約化に向け、業務構造を可視化し再構築

業務の見える化は、業務内容や作業量、仕事の流れを把握し、課題を明らかにする取り組みです。

重要なのは、見える状態を作ることではなく、そこから無駄や属人化、業務量の偏りなどを発見し、改善につなげることです。まずは目的と対象を明確にし、現状把握から始めてみましょう。

株式会社TMJでは、業務の見える化から改善・運用まで、業務効率化を幅広く支援しています。業務改善にお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

株式会社TMJへのお問い合わせは、＜こちら＞。