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BPOの基礎知識


初回投稿日 : 2021/01/28

業務改善につながる「業務の棚卸し」とは?導入ステップもご紹介

業務改善につながる「業務の棚卸し」とは?導入ステップもご紹介

業務改善に取り組む上で欠かせないのが、現状の業務を把握する「業務の棚卸し」です。
今回は、業務の棚卸しとは何か、注目される背景やメリットをはじめ、業務改善に向けた具体的なステップを解説します。

業務の棚卸しとは

業務の棚卸しとは、自社で行っている業務を洗い出して整理することを指します。

業務の棚卸しをすることで、現状の業務を可視化することができ、業務改善に向けて取り組みを強化することができます。

業務の棚卸しが注目される背景

業務の棚卸しに取り組む企業がなぜ増えているのか、その背景について解説します。

ニューノーマル時代における新しい働き方の浸透

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、日常生活だけでなくビジネスの場でも「新しい生活様式」を求められるようになったことが1つ目の背景として挙げられます。

多くの企業で在宅勤務をはじめとするテレワークが推進されたことで、業務を整理し、見える化することが求められるようになったのです。

これまでは、職場に出勤し、対面でコミュニケーションを図りながら業務を進めていくことが一般的でした。一方、テレワークの環境下では従業員がそれぞれの自宅などで業務を行うため、業務状況を把握しづらくなりました。

そこで、業務を円滑に進めるために、従業員のそれぞれの担当業務を明確化し、協力体制を築くために業務の棚卸しに取り組む企業が増えているのです。

<関連記事>ニューノーマルとは?ビジネスにおける変化と企業に求められる取り組み

働き方改革の推進

少子高齢化が進み労働人口が減る中、生産性の向上に向けて働き方改革が推進されています。

限られた労働人口の中で、いかに業務を効率化するかが重要なポイントとなっています。そして、業務の棚卸しを通して、業務を改めて見直すことが業務の効率化につながる取り組みのひとつとして注目されているのです。

<関連記事>働き方改革で求められる労働生産性の向上

DXの推進

IT技術をビジネスに活用するDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進は、業務の棚卸しが注目される3つ目の背景となっています。

一定のパターンに沿った定型業務はITを活用することで、自動化することができます。AIを活用したチャットボットやテキストデータの分類などはDXの一例となります。

そこで、DXを取り入れる上で、どの業務を対象とするか、また取り組む優先順位を判断するために、業務の棚卸しは欠かせません。

<関連記事>DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?企業が押さえておくべきポイントを解説

業務の棚卸しをするメリット

業務の棚卸しをすることで、さまざまなメリットがあります。ここでは、3つのポイントから解説します。

業務改善につながる有効な検討材料

1つ目のメリットは、業務改善に向けて効果的な取り組みを行うための検討材料として活用できることです。

業務の棚卸しを行い、現状の業務を見直すことで、

  • 業務量が多く従業員にムリが生じている業務
  • これまで気付かなかったムダな重複作業
  • 業務品質のムラが発生していた業務

などの業務を見つけることできます。

業務の棚卸しを通して、業務を見直す機会を作ることで、業務を効率化し、業務の改善に向けて取り組みを強化することができます。そして、結果的にコストの削減や収益の拡大につなげることができます。

人的リソースの有効活用

2つ目のメリットは、限られた人的リソースを有効活用できることです。

業務の棚卸しを通して業務効率化が進めば、限られた従業員数の中でもより多くの業務に対応することができます。

そして、採用コストの削減にもつながるメリットがあります。新たな人員を採用する必要がなくなれば、採用費だけでなく、採用後の研修費などの教育コストを削減することができます。

属人化によるリスクの解消

3つ目のメリットは、業務の属人化によるリスクの解消です。

業務の棚卸しを通して、特定の従業員しか把握していない業務の属人化や業務量の偏りを可視化することができます。

属人化していた業務は、マニュアルを作成し、業務を標準化することで担当者が不在でも業務が停止するリスクを解消することができます。

また、従業員によって業務量の偏りがあった場合には、業務の担当領域を改めて見直し、必要に応じて業務の自動化や外部委託なども検討することで、事業を継続的に実施できる体制を整えることができます。

業務改善に向けたステップ

ここでは、具体的にどんなステップで業務の棚卸しを活かしながら業務改善に取り組んだら良いのか、株式会社TMJの提供する可視化から始めるおまかせBPRサービスをベースに解説します。

業務の棚卸し

まず、現状の実施業務を洗い出し、業務の棚卸しを行います。

各部門の従業員へのアンケートやインタビューなどを通して、業務内容のヒアリングを行います。ヒアリング時は、管理者層だけでなく担当者も含めて調査を実施することで、より精度の高い業務の洗い出しが可能となります。

そして、ヒアリング内容を元に、業務一覧を構造図として可視化します。

業務量調査

次に、それぞれの業務内容に応じて、業務担当者を対象に

  • 業務量(1回あたりの業務にかかる時間などから算出)
  • 業務の発生頻度
  • 業務に必要なスキルの難易度

をアンケート形式の記入調査を通して可視化し、業務量を調査します。

<関連記事>業務改善につながる、業務量調査の方法を解説

業務量調査の集計と分析

業務量調査後、調査内容を集計し、業務の分析を行います。

  • 業務負荷分析
  • スキルレベル分析
  • 業務マトリックス分析
  • 属人業務分析

などを通して、業務を細かく分析していきます。

業務改善に向けた検討

業務量調査の分析を通して、現状業務における課題を明確にし、業務改善に向けた優先順位や方向性を定めます。業務の棚卸しや業務量調査を通して業務状況をしっかりと把握した上で、具体的な業務改善策を検討することができます。

TMJでは、改善策のご提案にとどまらず、改善策を取り入れた業務フローの設計や運用も可能となります。

詳しくは、<こちら>。

業務の棚卸しが業務改善の第一歩

業務の棚卸しを行うことで現状を把握することができ、課題に合った改善策に取り組むことで、早期から改善効果が見られる取り組みにつなげることがきます。

株式会社TMJでは、さきほどご紹介した可視化から始めるおまかせBPRサービスをはじめ、業務量調査や分析に特化したサービスなど企業の課題に合わせて幅広いサービスを展開しております。業務の棚卸しをご検討の際は、ぜひご相談ください!お問い合わせは、<こちら>。

執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。
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