業務効率化とは業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、効率的に業務を進められるように改善を行うこと。業務効率化を進めることで、限られた人手と時間の中でも生産性を高め、コストの削減や企業の業績アップにつなげられる他、理想的なワーク・ライフ・バランスの実現に寄与することも期待されています。

一口に「業務効率化」といっても、さまざまな方法があります。ここでは、業務効率化につなげる10のアイデアをご紹介します。自社の状況に合わせて多角的な観点から取り組むことで、業務の効率化は進めやすくなります。

業務の標準化とは、業務の手順や業務フローをそろえることを指します。

業務をそろえることで、担当者による業務品質のバラつきをなくすことができます。その結果、企業が提供する商品やサービスの品質を一定に保つことができるのです。なお業務を標準化する際は、統一された業務マニュアルを作成することも大切です。

また、業務の標準化は属人的な業務の解消にもつながります。特定の従業員しか対応ができない業務をなくすことで、従業員自身の負担を減らし、安心して休暇も取ることができ、働き方改革の促進にも貢献します。

業務改善につなげる「業務標準化」の進め方とは

業務の平準化を行う過程では、業務を統合することで業務の効率化に役立られるケースも珍しくありません。

たとえば、総務・庶務、経理、人事・労務などのバックオフィス業務を担うコーポレート部門は、事業部毎に分けずに企業全体で一つの部署に統合することで業務効率を上げることができます。事業部によって業務量の偏りがあった場合には、業務を統合させることで標準化につなげることもできるのです。

反対に業務を細分化すると効率化が進むケースもあります。企業の利益に直結する「コア業務」とそれ以外の業務遂行をサポートするために必要な「ノンコア業務」にわけて細分化を行います。たとえば営業担当者の場合、「コア業務」としては顧客と商談を行う営業活動があり、「ノンコア業務」として請求書の作成が挙げられます。

より多くの顧客と関係を構築する「コア業務」に専念できるように業務を細分化し、「ノンコア業務」をバックオフィス業務の担当者が担うことで、業務がはかどるケースがあります。業務における優先順位を考慮した上で、企業全体の視点でしてメリットが生まれるように進めることがポイントです。

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例えば資料作成や会議は、回数を減らしたりツールを使用したりすることで効率化できる場合があります。通例化している業務であっても、「本当に必要なのか」「他の方法に置き換えられないのか」と、今一度振り返り無駄を探してみましょう。

従業員のスキルに応じて、業務担当者を見直すことも業務の効率化に貢献します。

業務担当の見直しでは、「苦手な業務から解放する」という視点だけでなく、必要に応じて「得意な業務に配置する」という観点からも考慮すること重要です。従業員によって、得意とする業務領域は異なります。人員配置は長期的な視点に立って、「従業員と企業を成長させるためにはどんな業務を担当することが最適か」という観点をもつことで、業務効率化だけでなく将来的な業績の向上にもつなげることができます。

業務効率化を実現する上では、情報を従業員全体へ共有できるシステムも重要です。

情報を共有することで、部署間の連携も円滑になり業務効率化につなげることができます。そのためには、社内向けのポータルサイトを設けて情報を集約したり、業務に必要な機能に応じたツールを導入したりすることで業務を効率化することができます。

たとえば、顧客管理ができるツールを導入することで顧客情報が一元管理でき、関係構築に向けたアプローチを検討する際も効率的に施策を検討することができます。

業務を自動化することで、従業員の業務負担を軽減しながら業務を効率化することもできます。

繰り返し作業が発生する定型化された業務や大量のデータを処理する業務などは自動化に最適な業務です。ロボットやAIに任せて自動化することで、人為的なミスをなくしながら業務にかかる時間を大幅に短縮することができます。

業務の自動化を通して業務負担が減ることで、従業員は他のコア業務に集中することができる面でも業務の効率化に貢献します。

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業務の一部を外部へ委託するアウトソーシングの活用も業務効率化に効果的です。

アウトソーシングには、人手不足を解消するために業務の代行だけでなく、企業の課題解決や業務改善にも取り組む「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と呼ばれる形もあります。

「BPO」とアウトソーシングとの違いやメリット・導入時のポイントを解説

コンタクトセンターやバックオフィス業務など業務量が多く定型化されている業務は外部委託に向いています。業務を外部委託することで、従業員はコア業務に集中でき、生産性を高めることができます。

またBPO事業者は、事業拡大に伴うコンタクトセンターの新規立ち上げなど専門性を活かしながらスピーディーな業務実施に向けた体制作りにも強みを持っています。

自社内での業務効率化に課題を感じる場合は、アウトソーシングやBPOを活用することで従業員への負担を軽減しながら業務効率化や生産性の向上につなげることができます。

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必ず現場の声を聞き、実現可能かつ具体的な目標を設定しましょう。「残業時間の削減」「生産性向上」のような曖昧な表現は避け、「残業時間は〇時間以内」「1時間当たりの対応件数〇件アップ」といった具体的な数値を設定することで、目標の達成状況が確認しやすくなります。

順調に生産性が向上しているようであれば、目標の再設定を行い、さらなる業務効率化を目指します。

業務効率化を成功に導くポイントとして、現状業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をいかに可視化できるかが重要なポイントとなります。現状をしっかりと把握することで、業務効率化につなげる10のアイデアの中で自社に合った最適な取り組みを選択することができます。

TMJでは、現状業務の可視化に役立てられる業務量調査・分析パッケージを提供しています。現状業務の課題を見極めた上で、業務改善に向けた優先順位や方向性をご提案いたします。

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他社がどのような方法で業務効率化を成功させたのか、事例を知ることでイメージしやすくなります。ここでは実際の成功事例を2つ紹介します。

社員の『仕事の進め方』などの見直しを行ってこなかった点を振り返り、働き方改革の推進を始めたところでした。業務改善を全社的なプロジェクトとして位置づけ、TMJの業務量調査・分析を導入。業務一つひとつの棚卸しを行い、ノンコア業務の一部を委託化しました。更に、社員がコア業務に集中できるよう業務を再配分したことで、残業削減、コスト圧縮に成功しました。

全業務の可視化から委託可能な業務を抽出、専門性が高い業務でも委託化を実現

企業の状況によって、業務効率化を実現する最適な手法は異なります。自社の課題を改めて見つめ直すことで業務効率化を進み、企業の業績アップにもつなげることができます。

TMJでは、業務の可視化を実現する業務量調査・分析パッケージをはじめ、業務改善に向けた業務の自動化やコア業務に集中できる業務フローの構築や実際の運用まで幅広いサービスを展開しております。業務効率化や業務改善に課題を抱えている方はぜひご相談ください！

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