Web会議では、円滑に会議を進めるために事前の準備が非常に大切です。ここでは、Web会議前のマナーをご紹介します。通常の営業や商談でも生かせるポイントもございます！

営業や商談前の事前準備は、Web会議を有意義な時間にするために非常に重要です。これは、対面での営業や商談時にも重要です。しっかりと準備をすることで、顧客にいかに真摯に向き合っているかを伝えることができます。

また、資料準備と共にアジェンダの事前共有もポイントとなります。事前にアジェンダを共有することで、顧客側もWeb会議に向けて準備することができます。

アジェンダを制作する際は、重要な内容は45分に収めることがポイントとなります。Zoomビデオコミュニケーションズ社の創設者エリック・ヤン氏は、最も有効な会議は45分としており、ウェブ会議ツールの「Zooｍ」の無料プランでのWeb会議は40分と設定されています。

アジェンダは余裕を持ったタイムスケジュールにすることで、本音や雑談を話せる時間を設けることが重要です。

また、Web会議では対面での名刺交換でできないため、情報共有時に顧客の連絡先や部署などの基本情報をヒアリングすることも大切なポイントとなります。

会議URLを含め、事前に共有できる情報は早めに準備し、顧客へ共有することで商談にもより前向きに臨んでくれるかもしれません。

Web会議中は資料共有することを想定し、会議とは関連のない資料やアプリは事前に閉じておくことが大切です。これは、対面での営業や商談時にプロジェクター等の大きなスクリーンに資料を投影する際にも気を付ける必要があります。

たとえば、メールや社内のチャットアプリを閉じておくことで、機密情報やプライベート情報の漏洩防止にもつなげることができます。パソコンによっては、「仮想デスクトップ」を活用することでデスクトップをクリアにすることも可能です。

デスクトップが整理されていることで、顧客も資料に集中することができ、営業マンとしてもきちんとしているとイメージアップにもつがるかもしれません！

Web会議の場合、カメラを通して顧客と接するため自身の映り方を確認する必要があります。

背景は可能な限りシンプルにし、顧客の集中力を妨げる要素をなくすことで会議に集中できる環境を作ることが大切です。難しい場合は、背景のぼかし機能を活用するという方法もあります。オンライン名刺交換を実現する「QRコード付きバーチャル背景」を活用するのもひとつです。

また、逆光がないか、室内が暗くないかなど自身の映り方も確認することが大切です。表情がしっかりと見えることで、対面に近い環境を作ることができます。

Web会議前に、カメラの映り方をしっかり確認することで安心してWeb会議に臨むことができます。

時間通りに始められるように、早めにWeb会議の部屋に入室することも大切です。

対面での営業や商談でも、10分前には現地に到着する方も多いのではないでしょうか。Web会議の場合は、ネット環境の確認も大切なため、円滑に進めるためにも早めの入室がポイントとなります。

顧客側の通信環境が悪い可能性もあるので、つながりが悪い時用のリカバリープランも準備しておくと安心です。電話番号を事前にひかえたり、他のWeb会議ツールも準備しておいたりすることが一例となります。

いよいよWeb会議の始まりです！ここからは、Web会議中に気を付けたいルールについてご紹介します。

自身が話す時以外は、マイクをミュートすることが大切です。ミュートにすることで、発言者の声が聞き取りやすくなります。また、自身が発言していない時でも、周囲の雑音をマイクが拾ってしまう可能性があるためミュートにすることがマナーとなります。

また、自身が話す時にはミュートを解除する切り替えの癖付けもポイントとなります。ミュートの解除を忘れ、二度同じ話をしたというケースもあり、ミュートボタンにマウスを常に合わせておくなど意識することが大切です。

Web会議と対面での大きな違いとして、Web会議では表情やリアクションが伝わりづらいという部分があります。

そこで、カメラはオンにし、大きくうなずいたり、険しい表情になっていないか確認したりし、表情やリアクションをわかりやすくすることが大切です。表情や反応が見えることで、顧客へ安心感や信頼感を与えることにもつながります。

また、自身のカメラをオンにすることで顧客側にもビデオをオンにしていただくことを自然と促すことができます。

顧客側の表情やリアクションが見えた中で、アクティブリスニングを意識することも大切です。日本語では、積極的傾聴と訳されています。顧客の発言や表情・リアクションを積極的に傾聴することで、顧客のニーズや課題を深く理解することができます。Web会議で、表情やリアクションが対面と比べて把握しづらい分アクティブリスニングへの意識がポイントとなります。

また、画面共有を通して資料を見せながら進めることも大切です。

メラビアンの法則では、

• 言語情報：7％
• 聴覚情報：38％
• 視覚情報：55％

の割合で、人は情報を受け取ると提唱されています。

視覚情報は非常に重要なため、資料がない状態で進めてしまうと顧客は深く理解できない可能性があります。

ビデオ会議では、顧客に与えられる情報が限られている分、カメラや画面共有を通して視覚情報を可能な限り提供することがポイントとなります。

また、自身で会議内の発言などのメモを取る際は、パソコン内でメモを取ると視覚情報が限定的になるため、議事録係の担当を設けたり、メモ帳を準備してメモ書きで残したりと工夫をすることが大切です。

Web会議の場合、通信環境によって会話や資料の反映にタイムラグが発生することがあります。そのため、間を長めにもつことがポイントとなります。

間を長めにもつことで、会話の重なりを回避することができます。また、間を埋めようと焦りすぎないことで顧客にも落ち着いていると安心感を与えることもできます。

また、画面共有を通して資料を共有する際にも間をもたせ、会議の参加者に表示されていることを確認した上で進めることで円滑に会議を進めることができます。

対面での営業や商談と同様に、身だしなみへの配慮は大切です。

在宅勤務の場合はついつい私服になりがちですが、顧客と対面している時はしっかりと身だしなみを整えることで顧客へ安心感や信頼感を与えることができます。

Web会議の場合、ファシリテーションを意識し、参加者の様子を見ながら進めていくことが大切となります。進行役のファシリテーターが会議を先導し、一方通行のコミュニケーションにならないように顧客が発言できる場面をしっかりと設けることがポイントです。

たとえば、話し終わった後に沈黙する代わりに「～以上ですが、〇〇様はいかがでしょうか」など相手が話しやすい環境を作ることが重要です。特に、Web会議の場合どちらか一方が受け身になりやすいため、ファシリテーションを意識することで有意義な時間にすることができます。

また、タイムキーピングをし、時間にも配慮しながら会議を進められるとより満足度の高い時間にすることができます。

そして最後に、ラップアップとして会議での決定事項や今後の動きをファシリテーターがまとめることで参加者の中での認識をすり合わせることができます。認識のズレがある場合は、ここで指摘することでスムーズに参加者は今後の動きに取りかかることができます。

Web会議が終わった後、ほっとする方も多いのではないでしょうか。最後にWeb会議後の取り入れたいルールについてご紹介します。

顧客が退室したのを確認してから、Web会議を切ることは非常に重要です。

対面での営業・商談時にはお辞儀をしてからその場を後にするかと思います。Web会議の場合は、会議終了後にお辞儀をし、相手が退室した後に最後に退室することがマナーとなります。退室のタイミングに配慮することで、顧客へ誠意を見せることができます。

会議の内容・決定事項・今後の動きをまとめた議事録を共有することが大切です。

参加者の目線を合わせ、記録として残すことで後の振り返りにも役立てることができます。こちらは通常の営業・商談時にも活用できます。

Web会議が普及した今だからこそ、マナーやエチケットを見直すことで、会議をより有意義な時間にすることができます。今回ご紹介した12箇条を全て一気に取り入れようとするよりも、できるところから少しずつ取り入れることで、顧客との円滑なコミュニケーションにつながれば嬉しいです！