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BPOの基礎知識


初回投稿日 : 2021/03/12

スキルマップとは?活用のメリットと7つの作成ステップ

スキル

目には見えない従業員のスキルを可視化できるツールとして、スキルマップがあります。耳にしたことはあるが、具体的にはわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、スキルマップとは何か、活用するメリットや作り方についてポイントも盛り込みながら7つのステップに沿って解説します。

スキルマップとは

スキルマップとは、従業員が業務を遂行するために必要なスキルを可視化した一覧表を指します。

スキルを整理し、定義付けされたスキルマップを活用することで、従業員の遂行能力をそれぞれのスキル項目に沿って数字で評価することができます。

スキルマップを活用するメリット

スキルマップを活用することでどんなメリットがあるのか、ここでは4つのメリットをご紹介します。

人材育成に活用

1つ目のメリットとして、人材の育成に活用に役立てられることが挙げられます。

スキルマップを作成することで、各従業員のスキルやの習熟度を把握することができます。そして足りないスキルも洗い出すことができるため、必要なスキルに応じた研修の機会を設けることで、効果的な人材育成に取り組むことができます。

株式会社TMJでは、コンタクトセンターで働く方向けの人材育成・研修サービスを提供しており、電話応対基本スキルだけでなく、聴くスキルや話すスキルなど必要なスキルに応じた研修をご用意しております。

最適な人材配置を実現

2つ目のメリットとして、スキルマップを作成することで最適な人材配置の実現が挙げられます。

従業員のスキルを考慮した部署や職種へ配置することで、従業員のもつスキルと求められているスキルのミスマッチを防止することができます。そして、各従業員のスキルを活かし、専門性を発揮できる人材配置は、業務の効率化や生産性の向上につながります。

公平な評価に貢献

3つ目のメリットとして、公平な評価を行うために有効であることが挙げられます。

スキルは、業務に従事している年数だけでなく、本人のモチベーションや能力によっても日日々更新されていきます

人事評価において、業務に従事している年数が重視されてしまい、スキルを正しく把握できていないケースは少なくありません。従業員のスキルが軽視される評価基準では、向上心の高い従業員は不満を抱き、生産性の低下だけでなく、優秀な従業員の退職という事態を招いてしまうこともあるのです。

そこでスキルマップを活用し、各従業員のスキルを客観的に把握することで正当な評価を行うことができます。そして、評価基準が明確になることで、従業員のモチベーション向上につながります。

また、スキルマップを作成することで、各従業員の成長も可視化することができるメリットもあります。

ミスマッチを防ぐ採用活動に貢献

4つ目のメリットとして、採用活動にもスキルマップは役立てられることが挙げられます。

採用活動をする際に、スキルマップを作成することで自社に不足しているスキルを可視化されるため、求める人物像や必要なスキルを明確にすることができます。業務で求めているスキルと採用者のスキルのミスマッチを未然に防ぐことができます。

そして、業務とスキルがマッチした採用が実現できれば、即戦力となる人材を獲得できる可能性が高まるのです。

スキルマップの作り方

ここでは、スキルマップの作り方を7つのステップに沿ってご紹介します。

ステップ1:スキルマップ作成の目的を整理

まず、スキルマップを作成する目的を整理し、作成者間の共通認識を合わせます。どんな場面でスキルマップを活用したいか考慮することで目的が整理しやすくなります。

ステップ2:業務の棚卸しとスキルの洗い出し

スキルマップの目的を整理した上で、業務の棚卸しを行います。

<関連記事>業務改善につながる「業務の棚卸し」とは?導入ステップもご紹介

業務の洗い出しを行い、業務を分類し階層に分けて整理していきます。そして、それぞれの業務に必要なスキルも整理します。

株式会社TMJでは、業務の棚卸しも含めた業務量調査・分析パッケージを提供しています。業務改善にお役立ていただける現状把握が可能となります。

ステップ3:スキル項目の設定

業務の棚卸しとスキルの洗い出し後、スキルマップに盛り込むスキル項目を設定します。

スキル項目は、業界や業種によって最適な項目が異なります。スキル項目の設定では、具体性をもたせることで、次のステップで作成するスキルレベルの基準や定義も設定しやすくなります。

たとえば、コンタクトセンターで働くオペレーターのスキルとして、「顧客対応力」というスキル項目に具体性を持たせ、「状況把握力」や「問題解決力」とスキル項目を設定することが一例となります。

ステップ4:スキルレベルの評価基準の設定

スキル項目を設定後、スキルレベルの評価基準を設定します。

評価基準では、習熟度合を階層で数値化し、それぞれの階層を満たすための定義付けを行います。スキルレベルの階層は、少なすぎると従業員間の差が見えづらくなり、多すぎると管理が大変なため、1〜5段階に分けることが多くなっています。

評価基準の定義付けは、スキルマップの作成ステップの中でも難易度が高い一方で重要度も高いものとなっています。

ステップ5:試験的に一部で導入

スキルマップは本格導入の前に、試験的に一部で導入することで精度の高いスキルマップを作成することができます。

試験導入時では、評価を受ける従業員と評価を行う管理者双方からフィードバックをもらうことが大切です。そしてフィードバックに基づいて、スキル項目や評価基準の見直しを行います。現場での活用のしやすさはスキルマップの効果的な活用において重要な要素となります。

ステップ6:マニュアルの作成と研修の実施

試験導入後、本格導入を前にマニュアルと研修を実施します。

マニュアルでは記入方法だけでなく、スキルマップを作成した目的や活用方法を整理した体系的なマニュアルを作成するがポイントとなります。

また、スキルマップ活用に向けた研修も実施することで、従業員の理解も進み、スキルマップが目的に沿って活用される環境を作ることができます。

ステップ7:スキルマップを本導入と運用

そして、7つ目のステップが本導入と運用のステップとなります。

本導入と運用時のポイントとして、最初から完璧を目指さず運用しながら改善していくことが重要です。実際に運用してから多くの改善点を見つけることができます。そして、改善を重ねることで最適なPDCAサイクルも構築することができるのです。

株式会社TMJでも人材育成において、研修の受講後の従業員の行動を重視しています。研修を実施して終わりではなく、同一基準の中でスキルの育成状況をしっかりと把握し、評価するPDCAサイクルを取り入れています。

また、定期的にスキルマップを見直すこともポイントとなります。スキルマップは一度作って終わりではなく、現状の業務に合わせてアップデートすることでより効果を高めることができます。業務内容が大きく変わったタイミングや人員の配置転換のタイミングは見直す目安のひとつです。

ただし、頻繁に見直しを行うとスキル習熟度の変化が見えづらくなるため、見直す場合は一定の期間を設けることがポイントとなります。

スキルマップを活用して、従業員のスキルを強化

スキルマップを活用することで従業員のスキルを強化し、企業の成長にもつなげることができます。

株式会社TMJでは、スキルマップの作成時に必要となる現状業務の洗い出しを行う業務量調査・分析パッケージを提供しています。また、コンタクトセンターで働く従業員の方向けに人材育成・研修サービスも提供しています。

現状業務の調査や人材育成の強化をご検討の際は、ぜひご相談ください!お問い合わせは、<こちら>。

執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。
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