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BPOの基礎知識


初回投稿日 : 2020/12/10

業務改善につながる、業務量調査の方法を解説

業務改善につながる、業務量調査の方法を解説

業務改善がなかなか進まない理由のひとつとして、業務における問題が正確に把握できていないことが挙げられます。今回は、業務状況の把握につながる業務量調査に焦点を当て、調査方法、調査をする上でのポイント、業務改善につなげる進め方についてご紹介します。

業務量調査とは

業務改善につながる業務量調査

業務量調査では、現状の業務状況を把握するために各従業員の担当業務に関する調査を行います。

勤怠管理では従業員の総労働時間や残業時間を把握できますが、業務のどの部分にどんな問題があって勤務時間に影響を与えているのかという実態までは把握しづらいといえます。

そこで業務量調査を行うことで、従業員それぞれがどの業務にどれだけの時間を割いているのか可視化することができます。そして、業務のどこに、どんな問題が、どのぐらいの量あるのか、現状を数値で具体的に把握することができます。

業務の状況が明確になることで、業務における問題点が見えやすくなり、業務改善に取り組みやすくなります。効果的な業務改善を実施する前段階として、業務量調査にしっかり取り組むことがポイントとなります。

業務量調査のメリット

業務量調査を行うことで、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、3つのメリットをご紹介します。

業務の優先順位付けが可能

業務調査によって業務における問題点を把握することで、業務の効率化につなげることができます。

これまで漠然と抱えていた業務の非効率性が明確になり、業務改善に向けて優先順位をつけて効率的に取り組むことができます。

最適な人員配置

客観的に業務全体を見渡すことで、人員を適当に割り当て、会社全体の最適化を進めることができます。

業務量に合わせて人員を配置することで、特定の従業員に偏っていた業務負担を軽減し、各従業員が能力を最大限に発揮できる環境を作ることができます。

業務の属人化の解消

業務を可視化する中で、特定の従業員しかできない属人化した業務や定型化できる業務を洗い出し、業務のやり方を改めて見直すことで、業務を標準化することができます。

業務を標準化し、業務フローを統一することで、業務品質も保つことができ、業務の属人化も解消することができます。

業務量調査の方法

業務量調査では、どのような業務にどのぐらいの時間をかけているか調査を行います。測定には様々な方法があります。ここでは実測法、実績記入法、推定比率法の3つの方法をご紹介します。

実測法

実測法は、現場のモニタリングを行い、業務を観察して業務量を調べる方法です。繰り返し作業の多い定型化された業務の調査に向いています。

実績記入法

実績記入法は、従業員に各業務にかかった時間を記入してもらうアンケート調査を取り入れた方法です。

株式会社TMJが提供している業務量調査・分析パッケージでもこの手法を取り入れています。事前にリーダー層にヒアリングを行った上で、業務内容を整理し、業務調査票の記入を従業員にしていただく形となります。

業務調査票のイメージ

業務調査票には、

  • 業務内容
  • 業務発生頻度
  • 業務1回にかかる作業時間数

の3つの項目が設けられています。

推定比率法

推定比率法は、全体の業務時間から従業員やリーダー層が業務量を推測して記入する方法です。

業務量調査を実施する際のポイント

業務量調査は従業員の協力が必要不可欠となります。ここでは、現場の業務状況を正確に把握するためのポイントについて解説します。

能力調査ではないことを伝える

業務量調査の実施を従業員に伝えると、個々の能力が調査されると誤解されてしまうことがあります。

業務量調査は従業員の業務能力を測定するのではなく、あくまでも、業務に焦点をあて、改善に向けて業務の問題や課題を明確にするための調査であることを現場に理解いただくことがポイントとなります。

人事評価に使わないことを伝える

業務量調査は人事評価には関係しないことを伝えることも大切です。

人事評価に響くと誤解されてしまうと、必要以上に業務に力が入ってしまうことで、正確な業務量を調査できない可能性があります。調査の精度を上げるためにも、業務量調査は人事評価には関係しないことを従業員に正しく理解してもらうことがポイントとなります。

普段通りの要領で業務を遂行するよう伝える

業務量調査では、普段通りのやり方や要領で業務に取り組んでこそ正確なデータが得られます。そのため、普段通りの要領で業務を行う重要さを説明し、理解を深めた上で実施することが大切です。

業務量調査は、業務改善につながる重要な最初のステップとなります。問題解決の糸口にもなる調査として、従業員の協力体制と理解を得た上で進めることで、精度の高いデータを集めることができます。

業務量調査後のステップ

業務量調査は調査だけで終わらせず、調査結果から分析を行い、業務改善につなげることが重要です。ここでは、業務調査後のステップについてご紹介します。

業務の分析

業務量を調査後、集計をし、業務の分析を行います。

株式会社TMJでは、業務負荷分析、業務マトリックス分析、属人業務分析、スキルレベル分析などを通して、業務を細かく分析していきます。
業務負荷分析では、業務の負荷度合を分析し、負荷が大きい業務の洗い出しを行います。
業務マトリクス分析では、どの業務を効率化することで業務改善につながりやすいか分析を行います。
属人業務分析では、属人化している業務を抽出し、業務を標準化につなげられないかという視点から分析をします。
スキルレベル分析では、業務の難易度を確認し、最適な人員配置がなされているか分析します。

問題点の抽出

業務を分析し、可視化することで問題抽出のステップに進みます。現状の業務の問題点を洗い出し、なぜ発生しているのか理由を探ります

たとえば、ムダな業務が発生していた場合には業務を無くすだけでなく、なぜムダが発生していたのか原因を探り、業務プロセスとどのような関わりがあるのか見ていくことが大切です。そうすることで、最適な業務改善策の検討を進めることができます。

業務改善策の検討

問題抽出の後は、具体的にどんな取り組みを通して業務改善につなげるのか改善策の検討を行います。非効率な業務を「無くす」「減らす」「変える」することで問題を解決できるか課題の検討を進めます。

検討の際は、複数案を出し、有効性や実現性の高い改善策から取り組むことがポイントです。

<関連記事>業務効率化とは?実現する5つの手法をご紹介

業務フローの作成

業務改善策を検討が終わったら、業務フローの作成に入ります。

業務フローの作成ではフローチャートを活用し、図も取り入れながら一連の業務の流れを可視化することで業務がわかりやすくなります。また、あわせて業務マニュアルも作成し、業務手順を揃えることで業務改善につなげることができます。

業務フローは、運用しながら改善していくことで完成度を高めていくことができます。

業務量調査で、業務改善につなげるために

業務量調査を実施することで、現状の業務状況を把握でき、業務改善に取り組みやすくなります。調査だけで終わらせず、業務改善に向けた取り組みにつなげることで大切です。

株式会社TMJでは、業務改善の方向性を見極めるための分析を行う業務量調査・分析パッケージを提供しています。現場の負荷を最小限にとどめながら、効果的な業務改善を支援するサービスとなっています。業務量調査や業務改善をご検討の際は、ぜひご相談ください!詳しくは、<こちら>。

執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。

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