「総務のアウトソーシング」とは、総務のさまざまな業務の一部または全てを専門知識のある会社に委託し、業務の効率化や品質の向上を図ることです。アウトソーシングすることで、業務をスリム化・効率化します。

総務は社内の従業員が円滑に業務遂行できるように、定型・非定型問わず支援することが求められています。電話やメールの対応はもちろん、備品管理、社内行事の運営、文書の管理・作成など、総務の業務は多岐にわたるため業務の標準化や効率化が難しく、加えて突発的な対応が必要とされることもあり人手不足に陥りやすいのです。

このような総務の課題解決として、アウトソーシングが選ばれています。

総務の業務の中で、比較的アウトソーシングしやすいといわれているのが定型業務です。具体的には以下のような業務内容が挙げられます。

• 問い合わせ対応
• 文書の管理/作成
• オフィス/備品管理など

定型業務に限らず、総務の業務の多くはアウトソーシングすることが可能です。どのような業務がアウトソーシング可能なのかは、社内体制・業務フロー・業務内容などの条件により異なります。アウトソーシングに適した業務の選定が難しい場合は、業務改善の専門家であるBPO企業に相談するのがおすすめです。

コーポレート機能BPOサービス

総務の業務をアウトソーシングすることにより発生するメリットについて解説します。

他部署から依頼された業務を請け負うだけでなく、社内外の状況にアンテナを張り企業体質改善のため、積極的に改善提案をする総務の在り方として「戦略総務」に注目が集まっています。総務は、企業内の様々な部署と連携して業務を遂行する部門の特性を活かすことで、社内の実情を正確に把握し最適な業務支援を実現させられます。

総務の業務をアウトソーシングすることで、総務部門は、このような企業の利益創出に深く関わる提案や施策の実施に注力できるようになります。

攻めの総務「戦略総務」とは？

社内で完結させるにしても、アウトソーシングするにしても、前者は人件費が、後者は委託料金が発生します。しかし、専門の委託業者には特定の業務のノウハウが豊富にあるため、業務によっては、社内で完結させるよりも高いコストパフォーマンスで仕上がります。

また、「アウトソーシングする業務の選定」という行動自体が、総務の業務の見直しのきっかけになります。定例化している業務であったとしても、選定の過程で簡略化できるフローや、統合することで効率化が可能な作業を見つけられることがあります。業務内容を見直し、スリム化を図ることで生産性が向上してコストの削減につながります。

総務の業務をアウトソーシングするにあたっては、以下のようなデメリットが発生する可能性についても考慮する必要があります。

総務をアウトソーシングすることによって「総務の業務ノウハウの蓄積をどうするか」という課題が発生します。

どのような業務であれ、PDCAサイクルを回しながら遂行することで、少なからずノウハウの蓄積があります。しかし、PDCAサイクル全てを委託してしまうとアウトソーシングした分の業務ノウハウが社内に蓄積しなくなる恐れがあります。

このデメリットを軽減するためには「アウトソーシングする会社との関係を意識する」ことが重要です。アウトソーシングした業務のノウハウがフィードバックされるような関係づくりを考慮しましょう。

総務の業務では、自社や取引先の重要情報や機密情報を含むデータを取り扱うことがあります。業務内容によってはそのようなデータを委託先と共有する可能性があります。

そのため、委託先のセキュリティ対策については厳しく評価し検討することが重要です。その際、国際基準のセキュリティマネジメントシステム「ISMS」や「プライバシーマーク」の認証の有無が一つの評価基準になります。

前述の通り、総務の業務をアウトソーシングするのにはデメリットも少なからず存在します。このようなデメリットを軽減しつつメリットを最大化するには「BPO企業」への業務委託が最適です。

BPO企業とは、「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」を手掛ける企業のことです。業務の一部または全てを委託することができ、業務の効率化のための業務設計や効果検証、業務改善策の実行を含めた業務プロセス構築・設計についても委託できます。

総務のアウトソーシング先としてBPO企業をおすすめする理由としては、1つ目に「専門家である」ことが挙げられます。BPOにはその企業が得意としている分野を中心とした業務遂行ノウハウが蓄積されており、高品質で効率の良い業務遂行が期待できます。

2つ目に挙げられるのは「オーダーメイドのアウトソーシングが可能である」ことです。委託先によって異なりますが、前述の「ノウハウが蓄積しない」という点について、自社にノウハウがフィードバックされるような委託内容でアウトソーシングすることも可能です。

また、業務内容が特殊な場合であっても、それに応じた解決プランでアウトソーシングできるため、発生しうるデメリットを最小限に抑えられます。

株式会社TMJでは、クライアント企業からお預かりする多くの個人情報を保護するための取り組み強化に努めています。2004年にはISMS認証を取得し、2007年には2年に一度の更新審査が必要なプライバシーマークを取得し現在も継続して保持しています。

総務の業務をアウトソーシングすることにより、社内業務をスリム化して効率を強化、企業の利益創出に関わる業務に注力することができます。また、想定されるリスクについても、信頼できるBPO企業に委託することにより最小限に抑えられるでしょう。

TMJは総務や庶務向けに「コーポレート機能BPOサービス」を提供しています。これまでTMJが実施してきた業務効率化の支援をコーポレート部門に特化させたサービスです。お問い合わせは＜こちら＞。