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BPOの基礎知識


初回投稿日 : 2020/11/27

コーポレート部門の改革を後押しする方法とは

コーポレート部門の改革を後押しする方法とは

業務効率化や業務改善を通して、コーポレート部門の改革に取り組む企業が増えています。今回は、コーポレート部門の人事・労務業務に着目し、改革に取り組む企業が増えている背景や業務効率化や業務改善を後押しする方法ついて解説します。

コーポレート部門とは

コーポレート部門とは、人事・労務、総務・庶務、経理・財務、経営企画、法務、情報システムなど幅広い部門から成り立っています。

営業やマーケティングなど売上に直結する「フロントオフィス業務」を支援することから、間接部門本社機能と呼ばれることもあります。また、担当業務に関して、直接お客様と接することが少ないことから、バックオフィス業務と呼ばれることもあります。

コーポレート部門は企業に欠かせない存在で、しっかりと機能することでより効果的な経営戦略を立てられるようになります。

<関連記事>バックオフィス業務とは?業務効率化の方法もご紹介

コーポレート部門の改革が注目される背景

企業にとって重要な役割を担うバックオフィス業務をスムーズに行うためには、業務の効率化や業務改善が必要不可欠です。そして、多くの企業がコーポレート部門の改革に取り組んでいます。ここでは、コーポレート部門の改革が注目されている背景について解説します。

少子高齢化による人手不足

少子高齢化による人手不足は、今後ますます深刻になることが予想されています。そのため、限られた従業員数の中でも滞りなく業務を進められるようにコーポレート部門の改革に取り組む企業も少なくありません。

採用の競争も激化する中で優秀な人材の確保に力を入れながら、業務の効率化を進めることが必要になってきます。

働き方の多様化

業務効率化を実現することで、従業員の状況に応じた働き方の多様化を実現しやすくなります。

たとえば、業務効率化を進め短時間で業務が可能な体制を整えることができれば、子育てや介護をしながら働くことも可能となります。そして、仕事とプライベートを両立しやすい環境作りにつなげることができます。

業務の属人化

業務の属人化とは、特定の従業員しか業務フローがわからない状態を指します。そして、業務が可視化されず、長年業務にあたっていた方が異動したり、退職したりすることで業務が十分に引き継がれずに業務品質が落ちてしまうことがあります。

業務の属人化をなくすためにも、コーポレート部門の改革は注目されています。

コーポレート部門の改革を後押しするサービス

コーポレート部門の改革を後押しするサービスにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、人事・労務業務を中心に業務の効率化や改善につながるシステムやツールをご紹介します。

HRテック

最近では人事・労務業務の改革に「HRテック」が注目されています。

HR テックとは、人的資源を意味する「Human Resource(HR)」「Technology(テクノロジー)」をかけ合わせた造語で、AIをはじめとする最先端の技術を取り入れて人事・総務労務の業務効率を高める取り組みを指します。採用、配置や育成、給与計算や労務管理など幅広い業務が対象となっています。

HRテックを活用することで、情報を一元管理し、社内で情報をスムーズに共有できれば、業務負担を軽減することができます。そして、最先端の技術を活用することで、業務効率をさらに高めることができます。

給与管理・労務管理システム

情報量が多く、作業が煩雑になりやすい給与管理や労務管理にもシステムを導入することで業務を効率化することが可能です。

給与計算をするには、勤怠に加えて残業や休暇などの情報も必要となります。これらの情報を一元管理して給与計算を行うシステムを導入すれば、担当者の負担が減るだけでなく、情報のチェック漏れや計算ミスなどの人為的なミスを防ぐことができます。

また、社会保険の手続や年末調整といった労務管理も幅広く対応できるシステムもあります。

文書電子化サービス

コーポレート部門では、多くの文書を取り扱います。文書を電子化することで、原本での直接的なやり取りをなくし、確認作業をスピーディ-に実施することで業務効率化につなげることができます。

また、文書を電子化することでインターネット環境が整っていれば、文書の確認が可能となるため、テレワークを推進することが可能です。

災害や感染症などのリスク時にも紙媒体ではなく、電子データとして管理されていることで損失を最小限に抑えられるメリットもあります。

<関連サービス>文書電子化サービス

業務可視化ツール

業務可視化ツールを導入することで、コーポレート部門の改革につなげることができます。業務量や業務内容を分析しながら、業務を可視化することで効率化や改善できる業務を見極めることができます。

また、在宅勤務で従業員によって働く場所が異なっても、業務可視化ツールを導入することで業務の状況を把握することができます。

業務効率化・業務改善サービスを選ぶ際の5つのポイント

バックオフィス業務を効率化・改善するには、自社に適したシステムやツールを導入する必要があります。ここでは、選ぶ際に意識したい5つのポイントについて解説します。

費用対効果

コーポレート部門を改革するためにサービスを導入する場合、費用対効果を考慮する必要があります。

業務を効率化できれば人件費などのコスト削減につながりますが、利用費用にそれ以上のコストがかかってしまうと、継続的に利用することが難しくなります。

一時的には費用がかかっても、長期的な視点で効果が見込むことができるかという点で判断することがポイントです。

セキュリティ体制

システムやツールの導入を検討する際はセキュリティ体制に十分配慮し、自社でできる対策についても考えることがポイントです。

バックオフィス業務で扱う内容には、個人情報や機密情報も含まれているため、情報漏えいが起きれば、自社に対する信用を大きく落とす原因にもなります。

たとえば、自社独自のセキュリティシートを準備し、導入を検討している企業に記載を依頼することで事前にセキュリティ体制を確認することもできます。

サポート体制

システムやツールを選ぶ際は、提供している企業のサポート体制も重要なポイントです。

便利なシステムでも、最初は使い方がわからない部分もあります。また、どんなに高性能なツールでも、不具合が生じる可能性がないとはいえません。問い合わせた際にスムーズに対応してくれるサポート体制がなければ、自社の業務が滞る原因となってしまいます。機能性だけでなく、サポート体制も確認した上で選ぶことが大切です。

操作性

コーポレート部門の改革を行う上で、システムやツールの操作性は非常に重要です。複雑な手順を必要とする場合、現場に浸透せず、業務効率化や改善が進みづらくなってしまう可能性もあります。使いやすさを確認することで、より自社に合ったサービスであるかどうか判断しやすくなります。

システムやサービスによっては無料トライアルが可能な場合もあるため、導入する前に操作性を試してみて導入を検討することもポイントとなります。

拡張性

業務改善のためにシステムやツールを選ぶときは、拡張性があるかどうかもポイントの一つです。

長く利用する中で、途中で社内体制や業務の進め方が変化する可能性があります。スムーズに機能や情報を追加できれば、最小限の手間で自社に合わせてアップデートすることができます。

他のシステムやツールとの連携が可能か、機能を追加できるサービスがあるかなどを導入前に確認しておくことで、長期的に活用できるサービスであるかどうか判断することができます。

業務効率化・改善に取り組むBPO活用という選択肢

コーポレート部門の改革を行う上で、ツールを活用して自社で行う方法の他に、BPOの活用という選択肢もあります。

BPOとは、「Business Process Outsourcing(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」の略称で、アウトソーシングの一種です。委託した業務を代行しながら、企業の課題解決まで関わる総合的なサービスです。

BPOを活用することで、コーポレート部門の改革に向けた根本的な課題解決に取り組むことができます。

<関連記事>BPO事業とは?BPO活用に適した業務の判断基準

コーポレート部門こそ改革を

バックオフィス業務を効率化・改善するには、ツールやBPOの活用など企業によって最適な方法は異なります。

株式会社TMJでは、コーポレート部門の改革に向けた方向性の見極めに役立てられる業務量調査・分析パッケージを提供しています。また、BPOデザインでは企業のバックオフィス業務における課題に合わせたご提案が可能です。コーポレート部門の改革をご検討の方は、ぜひご相談ください!お問い合わせは、<こちら>。

執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。

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