従来の「総務」は、営業部門や開発部門とは異なり、会社に直接的に利益をもたらす部門ではありません。とはいえ、企業にとっても必要不可欠な、いわゆる「縁の下の力持ち」のような存在として企業の根幹を支え、多岐にわたる業務をこなしています。

しかし、近年ではそうした従来型の総務部門の考え方とは全く異なる方向性として「戦略総務」という考え方が注目されています。

戦略総務とは、「能動的に働きかける総務部門」のことです。戦略総務は、関連するさまざまな部門に対して積極的にアプローチを行い、各部門と経営陣を効果的に連携させる体制を確立することで、企業の利益創出や成長をけん引します。

従来の総務部門との最大の違いは、企業の課題解決のために能動的に働きかけるスタンスです。戦略総務は、時代の流れに合わせて企業の在り方を変化・適合させるため、あらゆる改善活動を積極的に発案し、実行する考え方です。

従来の総務部門の役割は、庶務業務や管理業務、他部署を支える業務をメインとしており、定型業務や各部門の依頼に応じて発生する業務が大部分を占めています。積極的に何らかのアクションを起こすというよりは、要請に応えて行う業務がほとんどでした。

しかしながら、少子高齢化や働き方改革の推進など、企業を取り巻く環境は常に変化しています。企業が成長を続けるためには、時代の流れに合わせて柔軟に対応することが求められます。そのため、企業の根幹を支えている総務部門に対して求められる機能や役割が変化してきているのです。

自社の総務部門を戦略総務へと変化させるために、満たしておきたい4つの要素があります。

総務部門が担当するすべての業務において、重要度が同じというわけではありません。従来の総務部門の在り方から脱して企業の利益につながる取り組みを実施するためには、業務の重要度に合わせてどれだけリソースを割くのかを正しく判断する必要があります。

企業への貢献度はどれほどなのか、そもそも総務部門で行うべき業務なのか、など、業務ごとに比較して注力すべき業務の優先順位を設定します。判断次第では、適切な部署に業務を振り分けたり、業務を自動化したりして対策します。

戦略総務は企業の体質を改善するために、各部門の担当者との関わりの中で正しく現状や課題について情報収集を行います。これらが正確に把握できていないと適切なアプローチが検討できず、本質的な課題解決までたどり着けません。

例えば、TMJの総務部門にとって社員はお客様のような存在であると捉えています。そこで、社員のニーズをくみ取り、手間や労力を取り除くための取り組みとして定期的にアンケートを実施しています。

さらに、企業が従業員や顧客に求められていることを正しく理解して改善活動の方向性を定めるためには、情報収集のアンテナを社外にも向けておく必要があります。競合している企業の動きや業界全体の流れ、自社のビジネスに関わる制度や法律などの情報を能動的にキャッチし、必要な情報をタイムリーに社内へとフィードバックすることで、企業のさらなる成長に貢献することができるのです。

総務部門は企業の根幹を支える部門ですので、縦横関係なく社内のすべての従業員と何らかの形で関わるようになっています。戦略総務は、その関係性を活用して各部門の担当者とコミュニケーションをとる、橋渡しのような役割を担います。

戦略総務は社内外へ向けたアンテナによりキャッチした情報を整理して、各部門の担当者や経営陣に対してフィードバックします。そうすることによって社内での改善の取り組みが活性化し、企業の成長へとつなげることが可能になるのです。

前述の通り、戦略総務はさまざまな改善活動を社内で行い、業務体制を改善することで企業の成長を促します。ただし、そこまで業務範囲を広げるとなると総務部門の規模拡大が必要になり、採用・教育を含めたリソースの確保が必要になります。

業務のアウトソーシングは、自社の業務の一部や部門単位で社外の専門家に委託し、自社の業務をスリム化して業務効率を改善することをいいます。

特にアウトソーシングしやすいのが定型業務です。下記、定型業務の一例です。
・備品、施設管理：PCや社用携帯、什器、備品、消耗品等の管理・発注購買
・オフィスサービス：名刺・社員証発注、社員からの申請書対応
・庶務：文書管理（契約書、社内申請書）など

社内のリソースと照らし合わせ、必要に応じて導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、どの業務をアウトソーシングすべきなのか判断に迷う場合は、BPO企業へ相談するのがおすすめです。BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は業務効率化のための手法。企業の状態を診断し正確に把握した上で改善のための手法を幅広く提案してくれます。

コーポレート機能BPOサービス

ここでは、戦略総務の考え方に基づく事例をご紹介します。

事業拡大に伴う業務量の増加に対応するため、にグループ会社10社にまたがっていた総務業務を統合し、「グループ戦略総務局」という総務に特化した部門を立ち上げることになりました。しかし、その過程で各社の総務の業務内容の違いや、属人化などの課題が顕在化。部門の立ち上げの壁となっていました。

そこで株式会社TMJにBPOを依頼し、現場のヒアリングを基に業務の可視化を実施。具体的な課題を探り、業務の標準化と全社統一ルールの策定を行いました。

その結果、業務の効率化に成功。一般的な総務部門が行う定型業務と併せて、秘書業務やオフィス設備の管理まで幅広い業務を担うだけのリソースを確保しました。今では総務局の多くの従業員が自律的に働き、企業の成長に貢献しています。

【事例】従来の固定概念に縛られず、思い切った業務の再構築を実施

効率良く企業の収益を伸ばすために戦略総務の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

TMJでは総務の業務改善を支援するコーポレート機能BPOサービスを提供しています。戦略総務の導入にあたって、業務の可視化は避けて通れません。最初の段階で躓かないためには、ナレッジ豊富な専門家に相談するのが安心です。詳しくは、＜こちら＞。