給与計算とはその名の通り、従業員の給与を計算する業務です。給与計算と一言でいっても、基本給以外に残業代や各種手当、賞与などの算出、さらには社会保険や税金などの差し引きが必要です。また、従業員の雇用形態によっても算出方法を変える必要があります。

たとえば、アルバイトの場合、1時間当たりの支給額である「時給」と勤務時間を掛け合わせることによって、総支給額を算出します。ただし、単純にタイムカードに記載される合計労働時間と時給を掛け合わせればよいというわけではありません。合計労働時間には残業時間が含まれることもあります。残業の場合は通常の時給計算とは異なるため、分けて計算する必要があるのです。このように、給与計算は従業員によってさまざまな対応が求められます。

給与計算は従業員の大切な給与の支給を管理する業務であり、小さなミスが大きなトラブルにつながる恐れがあります。ここでは、給与支給におけるミスを防ぐために事前に知っておきたい2つのリスクについて解説します。

給与の支給は、企業が従業員との間で交わしている労働契約の一つです。給与計算のミスによって、従業員との契約違反につながるリスクが挙げられます。

また、給与計算のミスは法務上のトラブルにつながります。各種税金や保険料などは、給与額によって納める金額が異なることがあります。つまり給与計算のミスによって、税金や保険料が未納になっていたり、支払い過多になっていたりする可能性があるのです。その場合、追加課税などのペナルティを課せられ、高額な金額で納税や支払いを求められる場合があります。

給与計算や税金などを算出する場合、従業員のみならず、その家族の個人情報も管理することになります。個人情報の漏洩は、個人情報保護法に抵触するだけでなく、従業員や社会からの信頼の失墜につながります。

2017年5月30日に改正された個人情報保護法では、適用対象が従来の「5,000件以上の個人情報をもつ事業者」から「1件以上の個人情報をもつ事業者」へと変更されているため、企業規模に関わらず情報漏洩を防ぐ徹底した管理を行わなければなりません。従業員の個人情報の漏洩は個人情報保護法違反となり懲役や罰金が科されます。具体的には、情報漏洩を行った従業員の場合、「6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金」が科せられます。一方、情報漏洩を行った従業員が働く企業には「30万円以下の罰金」が科せられることが定められています。

給与計算をアウトソーシングすることによって、上記のようなリスクを低減しながらメリットを享受することができます。給与計算のアウトソーシングは、大企業だけでなく、多くの中小企業においてもメリットがあります。ここでは大きく2つのメリットを紹介します。

給与計算をアウトソーシングすることで、2つのコスト削減が期待できます。

1つ目は、給与計算の担当者を教育するコストです。先述した通り、給与は雇用形態や労働時間などのさまざまな要素から支給額を算出します。給与計算業務は内容が煩雑であるにも関わらず、計算間違いが許されない業務です。

そのため給与計算の担当者は、算出方法を正確に理解し運用できる人材を配置しなければなりません。しかし、従業員を一から教育するのにも、専門的な知識を持つ人材を採用することにもコストがかかります。給与計算をアウトソーシングすることで、これらの教育コストや採用コストを削減できます。

2つ目は、従業員の雇用に関わるコストです。給与計算は、特に賞与の支給月や年末調整が行われる時期の業務負担が大きいのが特徴です。業務負荷の大きい時期に合わせて従業員を雇用してしまうと、通常時には余剰人員となり、人件費を余分に発生させることになります。給与計算をアウトソーシングすることで繁閑対応が容易になり、人件費を抑えることができます。

税金や社会保障に関わる制度や法令の改正は毎年のように行われ、担当者は改正の度に制度や法令の情報収集やその対応をする必要があります。その他、使用しているソフトウェアなどの更新作業も行います。

普段の業務に加えて、制度や法令の改正内容を正確に理解し、併せてソフトウェアなどの更新作業を実施することは、従業員にとって大きな負担となります。給与計算をアウトソーシングすることによって、情報収集や対応などの負担を軽減することが可能です。専門業者に任せることで、法改正などにも柔軟かつ迅速に対応できるようになります。

株式会社TMJでは、給与計算の代行を含むバックオフィス業務全般をサポートする「コーポレート機能BPOサービス」を提供しています。給与計算と併せて業務の効率化を検討している方はお気軽にご相談ください。

一方で、給与計算のアウトソーシングにはデメリットもあります。ここでは、給与計算をアウトソーシングするデメリットと、その解決方法を紹介します。

給与計算における全ての工程をアウトソーシングした場合、制度や法令に関して情報を収集する習慣が廃れてしまう可能性があります。場合によっては、社内で必要な対応に遅れが発生する可能性もあるでしょう。

制度や法令の改正は詳細を確認し、社内報などを活用して従業員に周知することを仕組化することで、情報取得の遅れを回避することができます。

上述したように、給与計算では従業員とその家族の個人情報を扱います。つまり、給与計算をアウトソーシングするということは、従業員の個人情報を社外と共有することになります。情報漏洩のリスクを回避するためには、委託先のセキュリティ対策を細かく確認し、検討を重ねましょう。

評価の基準として、情報セキュリティの認証制度である「ISMS認証」や「プライバシーマーク」取得の有無が挙げられます。これらの認証は、優れた情報セキュリティの構築に注力している企業のみに与えられるものです。

多くの業種において人材不足が問題になっており、あらゆる企業において生産性向上を促進する動きが見られます。そこで、注目が集まっているのが業務の自動化です。自動化ツールを用いることで、給与計算に関する業務の省人化も実現します。また、自動化ツールであれば社内で給与計算を完結させることが可能です。外部に個人情報を共有する必要がなくなれば、情報漏洩のリスクを低減させることができます。

株式会社TMJでも自動化ツールの導入支援を行う「RPAサービス」を提供しています。RPAサービスによって、ルーティン業務に割いていた人件費や工数だけでなく、人為的なミスも削減できます。短期間で有効性を確かめるトライアルサービスを利用することも可能です。

給与計算には専門知識が必要であり、頻繁な知識のアップデートが必須です。担当者を採用し教育するためにはコストがかかるため、最近では規模に関わらず、多くの企業が業務をアウトソーシングしたりシステム化したりして効率化を図っています。

TMJが提供する「RPAサービス」では、パソコン作業の一部をロボットの活用で自動化するRPAの導入から開発・運用までの一通りの工程のサポートが受けられます。

また、給与計算を含むバックオフィス業務全般の効率化を促進したいのであれば、「コーポレート機能BPOサービス」をご検討ください。定型業務を中心とした業務の可視化から改善提案・検証に至るまで各企業に適した方法で実施し、業務の効率化を目指します。TMJでは、情報セキュリティの認証制度である「ISMS認証」と「プライバシーマーク」を取得しております。社内の機密情報を取り扱う業務についてもご相談ください。お問い合わせは＜こちら＞。