数ある部門の中でなぜ総務の業務効率化が求められているのでしょうか。そこには、総務ならではの性質が関係しています。

総務はさまざまな部署から依頼された業務を遂行する性質上、庶務・各種管理・顧客対応など、多種多様な業務を内包しています。常に限られた人員で複数の業務を同時進行させている総務ですが、突発的な業務や新しく組み入れられた業務が発生することも少なくありません。

その結果、個人の業務量が増えて負担が大きくなり、タスク管理が困難になるといった問題が発生します。

総務の業務内容は多岐にわたるため、すべてのタスクを洗い出すことが難しく、マニュアル作成や更新が後回しになりがちです。そういった業務は特定の担当者が多くの経験値を持ち、経験則で業務をこなしているケースも多いのです。

このような業務の属人化により、担当者不在時の業務効率が低下し、業務の品質低下や、通常以上の工数増加につながる可能性があります。

数多くのタスクを抱えている総務部門ですが、慢性的な人手不足に陥っているケースも少なくありません。

人手不足は業種・部門を問わず現代の難題ではありますが、ただでさえ業務量の増加やタスク管理に悩まされている総務部門にとっては、特に厳しい課題です。環境の整備が追いつかないことが原因で、従業員の離職につながる可能性もあります。

だからといって、効率化が十分ではない体制のまま人材の雇用を進めると業務の品質低下の恐れがあります。この悪循環を断つためにも、総務の業務効率化に取り組むことが重要です。

総務の業務を効率化することは、多くの企業にとって課題であり、解決することで大きなメリットを享受できます。では、総務の業務効率化を現実化するためには、具体的に何をすればよいのでしょうか？

業務の見える化とは、業務の内容や量をミクロ視点で整理・分類し、改善活動の優先順位を設定することです。優先順位を設定する際は、改善のための必要経費や取り掛かりやすさで決めるのではなく、効果の大きさで決定します。

RPAと呼ばれる自動化システムを導入することで、総務の業務の一部をソフトウェア型のロボットに置き換えて自動化し、省人化することができます。RPAを導入・利用をすることで、限られた人員でも仕事の効率化ができ、個人の業務負担を減らすことができます。

作業の自動化には、人的ミスの解消という利点もあります。システムを導入することでミスが軽減し、修正にかかる時間や、問題解消のためのやり取りに割く時間を削減できます。自動化によりミスが減ることも、総務の業務効率化につながります。

アウトソーシングとは、業務の一部または全てを委託して、業務効率化を図ることを指します。アウトソーシングすることにより、以下のようなメリットが享受できます。

• 労働時間が削減されることで人件費などの固定費を業務量に応じた変動費に変換できる
• 人手不足が解消し、従業員の満足度が向上する
• 社外の専門家の力を借りることにより、総務の業務効率や業務品質が改善される

業務をアウトソーシングするには費用がかかりますが、業務改善により人件費の削減や効率化の推進が実現するため、投入した費用以上のコスト削減につながります。

ただし、「ノウハウが蓄積しない」「機密情報が漏えいするリスクがある」といったデメリットがあることも無視できません。このようなデメリットを解消するためには、オーダーメイドでアウトソーシングでき、セキュリティ体制が整っている委託業者を探すことが重要です。

株式会社TMJはセキュリティ体制の強化に早期に取り組み、2004年3月に国際基準のセキュリティマネジメントシステムである「ISMS認証」を取得しました。また、2007年には個人情報保護の体制に対して評価・認証を受ける「プライバシーマーク」を取得し、2年に一度の更新を現在まで続けています。

最後に、実際に総務の業務改善を実施し、業務の効率化に成功した事例を紹介します。

この企業は、働き方改革や残業時間の削減を図るため、業務改善の推進に着手しました。最初に取り組んだのが、TMJの「業務量調査・分析パッケージ」を導入した「業務の棚卸し」です。すべての業務を見える化し、業務の再配分や一部業務のアウトソーシングを実施しました。

業務運営が最適化された結果、全従業員が業務に集中して取り組める環境が整い、業務の効率化に成功。その成果として、残業時間やコスト削減につながりました。

全業務の可視化から委託可能な業務を抽出

総務の業務改善に取り組むことで効率化が実現し、企業の利益を守ることにつながります。「業務の見える化」「業務の自動化」「業務のアウトソーシング」といった方法を活用し、最適な方法で総務の業務改善を実現しましょう。

TMJではコーポレート部門に特化したBPOサービスを提供しています。豊富な知識とノウハウを基に、総務を始めとするコーポレート部門の業務改善の提案・実施を行います。サービス詳細やお問い合わせは＜こちら＞。