内閣府の調査によると、2021年9～10月時点で「東京都23区で55.2%」「地方圏で23.5％」「全国で32.2％」の企業がテレワークを導入しています。新型コロナウイルス蔓延をきっかけに導入企業が急増したテレワークですが、理想のワーク・ライフ・バランスの実現や雇用の拡大につながることが注目され、さらなる導入企業の増加が想定されます。

（参考:【内閣府】「第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識･行動の変化に関する調査」）

テレワークの導入によって、下記のようなメリットを享受することが可能です。

• 働く場所を固定しないことにより人材獲得が有利になる
• オフィス周りの固定費が削減できる
• 地震や感染症などの災害時の事業継続が容易になる
• 従業員にとって理想のワーク・ライフ・バランスが実現する、等

一方で、課題もあるため、導入を断念する企業があります。ここからは、テレワーク導入の問題について説明します。

テレワークでの連絡手段は電話やメールがメインになります。これらの連絡手段は、対面のコミュニケーションと比較して気軽に話しかけにくく、話しかけることに気を遣う人も少なくありません。また、顔が見えない分、感情が伝わりにくいことも考慮する必要があります。

テレワークの場合、出退勤の様子が見えない分、実際の勤務時間が目に見えません。実際の勤務時間よりも多く申請されると、人件費が余分に発生することになります。また、実際よりも短い勤務時間で申請されると従業員の過重労働に気づけない恐れがあります。

テレワークでは上司と部下が同じ空間にいないため、実際に部下の就業の様子を見ることができません。努力しているにもかかわらず、人事評価が低い場合、部下は「上司が分かってくれない」「正当に評価されていない」といった不満を抱えることになります。目標達成までの過程を評価する際は、テレワークの特性に合わせた工夫が必要になります。

テレワークを導入するとなると、社員一人ひとりの自宅にネット環境を整備しなければなりません。また、場合によってはパソコンや携帯端末を購入する必要も出てきます。

さらに、メールやチャットを使ってのやり取りを安全に行うためには、オンライン上でのプライバシー保護システム「VPN」の導入も不可欠です。仮にVPNの導入をせずにパソコンや携帯端末をWi-Fiに接続すると、機密情報の漏洩やハッキングのリスクを高めることになります。

これらの整備をするためには時間とコストがかかるため、中小企業のなかにはテレワークの導入をあきらめてしまうケースが少なくないのです。

テレワーク導入後の生産性低下を実感している従業員も少なからず存在しています。下記は、テレワーク勤務を経験した従業員が感じた生産性低下の主な要因です。

• 勤務環境が整っていない（設備不足・家族の存在など）
• 集中しにくい
• 対面と比較して従業員間の協力を求めるのが難しい

稟議書や請求書などの紙の書類を取り扱うことが多い総務部門は、書類の管理や印鑑の捺印をする必要があるため、テレワークに完全移行するのが難しいといわれています。また、対面での打ち合わせや会議、社内外の電話の取次ぎを行っているカスタマーサービスや営業などもテレワークの導入がなかなか進まないケースがあるのです。

先述した通り、テレワークにはさまざまな問題点があります。ここではその問題点を解決する方法を紹介します。

コミュニケーションツールを導入することで、社員の意思疎通がスムーズになります。たとえばWeb会議システムを備えたツールを使えば、相手の身振り手振りや表情を見ながら会話することができます。ビジネスチャットを備えたツールの場合、気軽に情報共有がしやすく、さらに素早いレスポンスが可能です。

タイムカードと同様に打刻して出退勤を記録するツールを導入すれば、勤務管理が容易になります。勤務時間はツール上で把握することが可能です。

テレワークとの相性が良い評価方法として「MBO」と「バリュー制度」が挙げられます。「MBO」とは「Management by Objectives（目標による管理）」の略で、上司と部下が仕事上の目標を明らかにし共有するという方法です。お互いにどの程度まで目標をやり遂げたのかを相互で確認しながら評価するため、人事評価に対して納得ができないということがなくなります。

「バリュー制度」とは、どの程度まで会社の理念や目標を達成したかによって評価するというものです。

いずれの評価方法を導入するにせよ、評価基準があいまいでは評価を受ける側は不満や不信感を抱えることになります。評価基準は誰が見てもわかるよう明確にし、公開しておくようにしましょう。

厚生労働省では人材確保等支援助成金（テレワークコース）を行っています。機器等導入助成では1企業あたり、支給対象となる経費の30％が支給されます。一方、目標達成助成では1企業あたり、支給対象となる経費の20％が支給されます。（いずれも、2022/7/6時点）

ただし、どちらの場合も「1企業あたり100万円」または「テレワーク実施対象労働者1人あたり20万円」のどちらか低い方の金額を上限とします。問い合わせ窓口は都道府県の労働局になります。

厚生労働省「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」

補助金や助成金は要件さえ満たしていれば支給され、返金する必要がありません。ただし、補助金に関しては予算があらかじめ決まっているため、最大〇件という制限があります。そのため、申請しても受給できない可能性があります。

領収書や契約書などの紙書類を電子化することで、紙の管理のために出社する必要がなくなります。また、電子化したファイルを属性ごとに分類しておくことで、取り出すための作業時間が短縮されたり、他部署との連携がスムーズになったりと、業務効率化が促進されます。

さらに、紙書類は劣化しやすく、災害等で被害を受けるリスクがあります。ペーパーレス化によって、そのようなリスクを回避することができます。TMJでは、このような企業のペーパーレス化を支援する「文書電子化サービス」を提供しています。超高速スキャナなどの専用機を使用することで、大量の紙書類でも短期間・低コストで電子化することが可能です。

職場に出社する必要がある業務はアウトソーシングすることで、テレワーク導入がスムーズになります。たとえば、電話代行サービスを利用することで、電話番をするために出社する必要がなくなるでしょう。TMJが提供する「あんしん電話当番サービス」では、24時間・365日希望する時間帯で電話の応対を代行しております。訓練されたオペレーターが応対するため、高品質なサービスを提供することができます。さらに、月1件のような小規模な対応も可能です。

また、コンタクトセンター業務を在宅化する方法もあります。TMJではハードとソフトの両面を整備した運用の導入を行う、在宅オペレーションの導入支援を行っております。

「在宅オペレーション」紹介資料DL

テレワーク導入は、企業と従業員の双方にたくさんのメリットがあります。導入に課題があるからとあきらめるのではなく、ツールやサービス、制度などを活用する方法を検討してはいかがでしょうか。TMJではテレワーク導入に関わるサービスを提供しております。ご相談・お問い合わせは＜こちら＞。