「あんしん電話当番サービス」資料ダウンロードはコチラ

電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話を従業員の代わりに受電し、要件を伺ったり、担当者に連絡したりするサービスです。電話応対のスキルをもったプロのオペレーターが対応するため、安心して任せることができます。

企業の電話番号を電話代行サービス会社へ転送。電話代行サービス会社のオペレーターが企業のスタッフとして対応します。顧客が企業に電話をかけた時点でオペレーターに転送されるので、顧客は電話が転送されたことはわかりません。

電話代行サービスと混同されがちなサービスに秘書代行サービスというものがあります。
電話代行サービスは、お客様から入った電話に対し、用件のヒアリングなど基本的な電話応対を行います。
一方、秘書代行サービスの場合は電話対応だけでなく、メール対応や書類作成のサポート、スケジュール管理などのもう少し幅広いサポート業務を含むことがあります。また、商談予約や商談で利用する飲食店の予約、英語での対応などの業務も行う場合もあります。

コロナ禍の影響やDX推進に伴い、リモートワークの導入が定着する中、企業にかかってくる代表電話への対応に課題を感じる企業は少なくありません。例えば、総務などの担当部門の従業員が電話対応のために交代で出社するなど、一部の従業員へ負荷がかかるケースもあります。このような課題に対して、従業員の代わりに顧客からの問い合わせなどに対応してくれるのが電話代行サービスです。

ここでは、電話代行サービスを利用するメリットを5つ紹介します。

多忙な時間帯や休憩時間などにオフィスに電話がかかってきてしまうと、契約や商談、重要な要件に関わる電話を取りこぼしてしまい、大きな機会損失につながる可能性があります。
電話代行サービスの利用により、そのような機会損失の低減が可能となります。

多くの企業にとって、社内に電話対応専門の従業員を配置することは容易ではありません。重要な業務に集中している際に電話がかかってきてしまい、そのたびに手を止めて対応するケースも少なくないのではないでしょうか。
電話代行サービスの利用により、コア業務に集中しやすくなり、生産性の向上が期待できます。
また、電話代行サービスは対応した電話の内容が連携されるので、要件の重要性や緊急度などの判断をあらかじめ行い、優先度を見極めながらの業務遂行がしやすくなります。

電話対応のスタッフ不足、営業時間外にスタッフを配置できない、新たなスタッフの採用が難しいなど、人的リソースの課題を抱えているケースも少なくありません。また、スタッフを採用するにしても、採用費、教育費などの費用がかかります。
電話代行サービスの利用は、このような問題の解決にも有効です。電話対応に充てる人員の必要性がなくなるため、電話対応にかける自社リソースが削減できます。

電話代行サービスのオペレーターは電話対応のプロであり、顧客に対しての受け答えにも慣れています。丁寧な言葉遣いや適切な案内もできるので、良い印象を与えることができます。
加えて、担当者が不在で電話がつながりにくい、困ったときにすぐコンタクトが取れないといった顧客の不安解消にもなるため、電話代行サービスの導入は顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。

コンタクトセンター品質の電話代行「あんしん電話当番サービス」

電話代行サービスを提供する業者はさまざまです。サービスを選定する際に確認したい５つのポイントを解説します。

電話対応は顧客が企業に対して抱くイメージを大きく左右する重要な要素です。オペレーターは企業の顔となる存在であるため、その対応品質は極めて重要なポイントとなります。そのため、優れたサービスを選択する際には、実績はもちろん、オペレーターの研修内容にも注目するとよいでしょう。

電話代行サービスは、その種類により電話を担当者に取り次ぐ簡単なものから、FAQやトークスクリプトを活用して電話代行側で用件を完結させるものまで、対応範囲は多岐にわたります。そのため、電話代行サービスを選択する際には、自社の利用目的や必要とする対応内容を明確にし、それに最も適したサービスを選択することが重要です。

企業ごとに、電話対応が必要な時間帯は異なります。顧客の特性や問い合わせ内容によっては、24時間365日の対応が必要なケースもあります。電話代行サービスによって対応時間は異なるため、事前に確認し、自社のニーズに最も合致したサービスを選択することが重要です

電話代行サービスからどのような方法で連携・共有されるのかもサービスの選定において重要な要素です。電話だけではなくメールやチャットツールなどさまざまな方法での共有が考えられますが、サービスにより対応範囲は異なるため、自社のスタイルに適した手段を提供しているか確認することが重要です。普段から使用しているツールで受電内容の連携が可能なサービスを選ぶことで、より電話対応の手間やコストが省ける可能性もあります。

企業ごとに、電話代行サービスの利用目的や利用イメージは異なりますので、自社にあったプランを提案してくれるかも重要です。柔軟な対応や場合によってはサービス内容のカスタマイズなども可能か確認するとよいでしょう。

「あんしん電話当番サービス」は、顧客からの問い合わせを自動で転送し、プロのオペレーターが対応する電話代行サービスです。ここでは、サービスの特長を簡単に紹介します。

24時間365日の電話対応が可能です。さらに、指定の曜日と時間帯での電話受付も代行しています。受け付けた電話の用件や内容は即時、電話やメールで連携可能。重要な電話にもプロのオペレーターが対応し、かつ即時の連携・共有ができるため安心です。

月1件からなどの小規模での利用や、必要な曜日や時間帯の指定による利用も可能です。対応曜日や時間帯ごとにプランが分かれているため、企業の営業時間や電話での問い合わせの多い曜日・時間帯に合わせて無駄なくプランを選ぶことができます。
また、用件のヒアリングはもちろん、よくある質問を設定しておくことで、その場でお答えすることもできます。ご要望に応じて柔軟に対応いたしますのでお気軽にご相談ください。

プロのオペレーターの高品質な対応サービスを手軽な価格で利用可能です。オペレーターは専門の訓練を受けており、正しい言葉遣いや丁寧なご案内のプロです。また、コンタクトセンターの運営ノウハウも蓄積しているため、よくある質問に対する返答を用意し、よい印象持ってもらえるような電話対応をいたします。

「あんしん電話当番サービス」の詳細は＜こちら＞。

電話代行サービスを利用することで、解説したようなメリットを享受できます。
サービス検討の際は、自社の利用イメージに合わせたサービス提供が可能か、対応範囲や対応時間などの詳細を確認したうえで、自社にマッチする電話代行サービスを利用することが重要です。サービス詳細やお問い合わせは＜こちら＞。