BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略称で、自社の業務を外部の事業者に委託することを指します。業務の一部ではなく、コンタクトセンターや人事・労務や経理などのバックオフィス業務などの部門単位で外部に委託することができます。

企業によって最適なBPOサービスは異なり、業務によっても向き不向きがあります。急速な市場変化や人手不足などで複合的なニーズへの対応が求められている中で、BPOで提供されるサービス自体も多様化しています。

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社内で業務を継続するか、BPOとして外部に委託するか、判断に迷うことがあるかと思います。

ここでは、業務の棚卸しを行う上でBPO活用が向き不向きかの判断基準となる5つのポイントについて解説します。業務の棚卸しの際には管理者だけでなく、現場担当者にもヒアリングを行うことで、最適な判断に近づけることができます。

委託を検討している業務に必要なスキルの難易度は判断基準として挙げられます。

専門性、経験、権限の3つの要素から業務内容を考慮し、難易度の高い業務、難易度の低いノンコア業務、・難易度の高い業務にもノンコア業務にも属さない業務の3つに分類を行います。

この中で、難易度の低いノンコア業務に当てはまった業務はBPOの活用に最適です。

業務を定型化できる場合は、BPOに向いている可能性が高いです。

業務フローや手順が決まっており、判断基準が明確な業務は定型化しやすい業務となります。また、特定の従業員に依存した属人的な業務でも業務手順や判断基準をマニュアル化し、業務の見える化をし、定型化することでBPOサービスを活用できる可能性もあります。特定の従業員への業務負担の軽減にもつながります。

3つ目の判断基準として、業務量があります。

業務量が多い業務はBPOを活用し、業務効率化を進めることで社員の業務負担を大幅に軽減することができます。社員の業務負担が減ることで、重要事業に集中できる環境ができ、モチベーションを高めることができます。また、社員の残業削減を通して企業の人件費も抑えることができます。

特に、難易度の低いノンコア業務で業務量が多い業務は、BPOと相性の良く、業務効率化しやすい傾向にあります。

業務の繁忙期と閑散期の差が大きい業務もBPOに向いています。

BPOの場合は、固定費ではなく業務量に応じて費用が変動するため、 長期的な視点で見ると業務に関わる費用負担を抑えられる可能性があります。

繁忙期には柔軟に人員を増やすことも可能で、時期に応じた社員の新規採用を行う必要がなくなるため、採用にかかる時間やコストを削減することができます。

新しい事業を始める際に新しい業務が生まれた時に、スピーディーに立ち上げを実施したい場合にはBPOが最適です。

たとえば、コンタクトセンターを立ち上げる場合には様々な業務工程が発生し、業務フローやオペレーターの採用や設備の準備など様々な対応が必要となります。BPOでは、特定の業務に専門性を持っているため、早期の立ち上げにも強みを持っています。

BPOを導入するメリットについて3つご紹介します。

BPO事業者は業務の実施だけではなく、業務プロセスの効率化や標準化などの課題解消にも取り組む大きな強みを持っています。プロの視点から業務プロセスを改善し、簡略化することで業務をスムーズに進め、成果物の質を高めることも期待できます。

一時的な業務代行であればアウトソーシングが最適ですが、継続的に業務を委託し、業務効率化や生産性向上の課題解決も目指しているのであれば、BPOが向いています。

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BPO事業者に委託するメリットのひとつとしてコスト削減が挙げられます。

業務の見直しを通して業務の廃止や統合を行い、標準化を実施することで、これまで業務にかかっていた労力やコストを削減できる可能性があります。

また、業務にかかる費用がBPOの活用を通して固定費から変動費となる面でも、コストダウンにつなげることができます。

BPOを導入し、特定の業務を外部へ委託することで、ノンコア業務にかけていた従業員の時間や労力を削減し、難易度が高く専門性を必要とする企業の利益に直結するコア業務に集中することができます。

企業を取り巻く環境が大きく変化する中で事業を継続していくには、企業のリソースを最大限に活用する必要があります。そのためには、社員をコア業務へ集中させる必要があり、BPOを上手く利用すれば、実現することができます。

また、BPO活用に向けて業務の棚卸しをする中で、従業員が改めて業務を見つめ直すきっかけを作ることができます。

コア業務に集中できる環境が整えば、生産性を高め、市場での競争力がアップする可能性もあります。そして結果的に、事業拡大や業績の向上につなげることもできます。

BPOは活用次第で、企業の事業拡大につなげるパートナーとしての役割を果たすことができます。そのためには、自社にとってBPOで期待する効果を見込めるか見極める必要があります。

株式会社TMJでは、BPO事業者として企業の課題に合わせて最適なサービスを提供しています。BPO活用をご検討の際は、ぜひご相談ください！詳しくは、＜こちら＞。