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初回投稿日 : 2020/11/30

アウトソーシングできるバックオフィス業務とは?外部委託のメリット・デメリット

アウトソーシングできるバックオフィス業務とは?外部委託のメリット・デメリット

企業の利益に直結するコア業務に集中できる環境を作る方法のひとつとして、バックオフィス業務の効率化があります。そして、業務を効率的に行う手段のひとつとしてアウトソーシングの活用に注目が集まっています。
どんなバックオフィス業務がアウトソーシングできるのでしょうか。今回は、アウトソーシングできるバックオフィス業務にスポットを当て、外部へ委託するメリットやデメリット、委託する際のポイントについて解説します。

アウトソーシングできるバックオフィス業務

アウトソーシングとは、業務の一部を外部へ委託することを指します。ここでは、アウトソーシングできるバックオフィス業務をご紹介します。

<関連記事>バックオフィス業務とは?業務効率化の方法もご紹介

営業事務

営業担当者が営業活動に集中しできるように支援する営業事務はアウトソーシングできる業務のひとつです。

  • 見積書や請求書の対応
  • 営業資料の作成
  • 社内申請事務や契約書登録の対応
  • 受発注業務
  • データ集計
  • 顧客からの問い合わせ対応や既存顧客のアフターフォロー

などがアウトソーシングできる業務の一例となります。

総務・庶務

総務・庶務は、従業員が円滑に業務に取り組めるように幅広い業務を担っており、企業によっても対応業務は異なります。

アウトソーシングできる業務として、

  • 代表電話への対応
  • 福利厚生関連の業務
  • オフィスの備品管理

などが一例として挙げられます。

最近ではテレワークが普及したことで、代表電話への対応をアウトソーシングする企業も増えています。

<関連サービス>あんしん電話当番サービス

経理

経理は企業の利益や資産などの状況を管理する役割をもっており、重要な経営判断にもつながる重要な業務です。

経理の業務は、日次業務、月次業務、年次業務の3つに分けられます。

  • 日次業務:日々の経費精算
  • 月次業務:請求書の発行、月次決算書の作成
  • 年次業務:年次決算書の作成、年末調整、税務申告

などが経理業務の一例として挙げられます。

日々の経費精算は、業務量が多く定型業務のため、アウトソーシングに向いている業務のひとつです。

人事・労務

人事・労務は、企業の財産である従業員の採用をはじめ、教育や労務管理などさまざまな業務を担っています。

  • 採用活動
  • 研修の実施
  • 給与計算や社会保険の手続きなどのペイロール
  • 過重労働やハラスメント防止などの労務管理

などがアウトソーシングできる人事・労務業務の一例です。

採用活動では、RPO(採用代行)を導入することで採用計画の立案、面接日の調整、内定者対応など採用活動に関わるさまざまな業務を外部へ委託することができます。

<関連記事>RPO(採用代行)とは?依頼できる業務・選定時のポイントをご紹介

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリット

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットについて解説します。

固定費の変動費化

人件費などの固定費が業務量に応じて変動することがメリットのひとつとして挙げられます。

新たに従業員を雇用する場合、毎月の給与や社会保険料だけでなく、採用のための採用費や育成するための研修費などが継続的に発生します。

一方で、アウトソーシングでは、業務量が少ない閑散期は費用を抑えることができ、コスト削減につなげることができます。特に業務の繁忙期と閑散期の業務量の差が大きいバックオフィス業務は固定費の変動費化のメリットが大きいといえます。

コア業務に集中できる環境作り

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで従業員の業務負担が減り、企業の利益に直結するコア業務により多くの時間を割けるメリットがあります。特に業務フローが定型化されている業務はアウトソーシングに向いています。

たとえば人事担当者がRPO(採用代行)を導入し、多くの時間を割いていた面接日の調整や内定者へのフォロー業務を外部へ委託することで、コア業務の人事戦略の立案により集中して取り組むことができます。その結果、事業拡大に貢献し、企業の利益向上に貢献できる可能性があります。

業務品質の向上

アウトソーシング事業者は、特定の業務の実施を専門としているため、委託することで業務を効率的に進めながら業務品質を向上できる可能性があります。

また、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)は、業務の代行だけでなく、業務プロセス自体を見直すことで企業の課題解決に関わる総合的なサービスです。そのため、抜本的な業務効率化や改善を実施したい場合は、アウトソーシングの中でもBPOの活用が向いています。

<関連記事>BPOとは?特徴から導入のメリット・ポイントまでやさしく解説

バックオフィス業務をアウトソーシングするデメリット

バックオフィス業務をアウトソーシングするデメリットについて解説します。

業務のブラックボックス化

従業員がバックオフィス業務にふれる機会が減ることで、業務がブラックボックスする危険性があります。

ブラックボックス化とは、業務フローや業務内容が見えづらくなってしまう状態を指し、企業がアウトソーシングした業務を十分に把握できず、問題が発生した時に原因を特定するのに時間がかかってしまう可能性があります。

情報漏えいのリスク

業務を委託する上で、自社の情報を共有する必要があり、重要な情報が意図しない場所へ漏れてしまうリスクが高まることがデメリットのひとつです。

情報の取り扱いへの取り組みをしっかりと確認することで、情報漏えいのリスクを最小限にとどめることができます。

バックオフィス業務をアウトソーシング際のポイント

バックオフィス業務をアウトソーシングする際は、どのような点に気をつければよいのでしょうか。ここでは、バックオフィス業務をアウトソーシング際のポイントを解説します。

業務フローと責任範囲の明確化

バックオフィス業務をアウトソーシングする際は、委託する業務フローと責任範囲を明確にすることが大切です。

アウトソーシング先の業務フローを把握しておくことで、業務の進捗状況が把握しやすく、スムーズな連携を実現し、業務のブラックボックス化を防ぐことができます。トラブルが発生した際にも業務フローが明確なことで、原因を特定しやすくなる可能性があります。

また、業務における責任の範囲もあらかじめ明確にしておくことが大切です。

たとえばアウトソーシングの場合、委託元である企業は委託先の一般従業員に対して直接指示することは禁じられています。もし、直接指示を出した場合には、偽装請負とみなされる可能性があり、注意が必要です。

契約内容に具体的に責任範囲を盛り込み、お互いに合意した上で業務を進めることで協力体制を築きやすくなります

定期的な情報共有

アウトソーシングをする際は、業務をアウトソーシング事業者に丸投げするのではなく、月次報告の場など定期的に接点をもちながらパートナーとして情報共有をする体制を築くことがポイントとなります。

定期的に情報共有をすることでしっかりと状況を把握し、業務のブラックボックス化を防ぐことができます。

情報漏えいリスクへの対策

バックオフィス業務のアウトソーシングでは、情報漏えいのリスクに備える必要があります。

特に、アウトソーシング先に自社の機密情報や個人情報などを提供する場合は、細心の注意が必要となります。たとえば、情報セキュリティへの取り組みとしてISMS認証、個人情報保護の取り組みとしてはプライバシーマークを取得しているかなど具体的な取り組みを確認することがポイントとなります。

その上で、契約時には秘密保持契約書(NDA)を交わすことが大切です。秘密保持契約を締結することで、情報漏えいのリスクを抑えることができます。

また、両社が合意した上で委託先への監査を毎年実施し、信頼関係を保つことも重要なポイントとなります。

バックオフィス業務をアウトソーシングという選択肢

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、コア業務に集中できる環境を作り、企業の生産性を高められる可能性があります。

株式会社TMJではRPO(採用代行)営業事務支援サービスをはじめ、BPO事業者として企業の課題に合わせたBPOサービスを幅広く提供しています。バックオフィス業務のアウトソーシングをご検討の方は、ぜひご相談ください!お問い合わせは、<こちら>。

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執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。

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