文書管理とは、企業が取り扱う文書を「作成」「活用」「保管」「保存」「廃棄」の5つのライフサイクルに沿って適切に管理することを指します。

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文書管理には大きく紙管理と電子管理の2種類の管理方法があります。ここでは、それぞれの特徴をご紹介します。

紙管理では、印刷した文書をフォルダーやバインダーを利用し、社内スペースや外部倉庫で管理します。

管理台帳もあわせて活用し、どの文書がどこに収納されているか明記することで管理しやすくなります。

電子管理では文書を電子データで管理します。印刷された文書をスキャニングし、電子データとして変換することを「文書の電子化」といい、ソフトウェアで作成された「電子文書」とは異なります。

最近では、ペーパーレス化が進み、文書の電子化や電子文書を取り入れる企業が増えています。電子帳簿保存法やe-文書法などの施行で、一定の要件を満たせば従来紙での保存が義務付けられていた法定文書の中にも電子データでの保存が認められるケースが増えています。

文書を適切に管理する上でどんなポイントがあるのか、「作成」「活用」「保管」「保存」「廃棄」の5つのライフサイクルに沿って解説します。

ここでは、文書を電子管理する際のポイントに絞り、e-文書法で必要とされる見読性、完全性、機密性、検索性の4つの要件を盛り込みながらご紹介します。

文書を作成する際、文書の内容が利用者の都合で改ざんされないように工夫することが大切です。原本であることを保証し、コンプライアンスの観点からも悪用されるリスクを回避する必要があるのです。

そこで、文書が原本であるという完全性や信頼性を担保できるのがタイムスタンプです。タイムスタンプを付与することで押された時点に文書が存在し、その時点以降では内容に変更が加えられていないことを証明することができます。

また、文書の見読性も作成時に大切です。見読性とは、印刷した際にも文書がはっきりと見えることを指し、文書をスキャニングした際には記載内容が見えづらくなっていないかしっかりと確認することが大切です。

必要な時に利用者が活用できるように、機密性を担保することがポイントとなります。

そして、リスク管理の面で不正アクセスを防ぎ、必要性に応じた閲覧制限を設けるためにも、文書に合わせてアクセス制限を設けることで文書の機密性を高めることができます。

文書の作成後、しばらく文書を活用するケースがあります。この保管時には、検索性が重要となります。

電子文書のファイル名の命名ルールを定めるインデキシングや格納するファイルの場所のルール化など文書を格納する上での管理ルールに定めることで検索にかかる時間や手間を最小限にし、検索性を高めることができます。

電子文書の場合、法定保存文書の場合は保存期間が文書ごとに定められているため、保存期間を確認することが重要です。

電子帳簿保存法やe-文書法で定められている要件を満たすことが難しい場合には、紙での保存が必要となります。紙の場合は、保存環境によっては劣化のリスクもあるため、必要に応じて外部倉庫に保管することも一案です。

役目を終えた文書は廃棄することになります。

文書管理は情報の漏えいや改ざんを防ぎ、内部統制を強化する役割も担っているため、廃棄時にもきちんと破棄されたか、最後まで細心の注意を払い、対応する必要があります。

ライフサイクルに応じてポイントを押さえて文書を電子管理することで、利便性が高く、信頼性や機密性が担保された文書管理を実現することができます。

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