AI-OCRとは何か、OCRとの違いについて解説します。

OCRとは、「Optical Character Recognition/Reader」の略称で「光学的文字認識」と呼ばれる技術を指します。手書きや印刷された文字の書類をカメラやスキャナを使って画像データとして読み取り、そこから文字を認識してテキストデータに変換していく技術です。

従来、人が手入力行っていた作業をこの技術で自動的にデジタルデータに変換することができます。

AI-OCRは、OCRに自ら学習するAI（人工知能/機械学習）の技術を活かして、さらに文字認識率を高めた技術を指します。

OCRとAI-OCRの違いは、文字認識の精度が上がることで、より高い業務品質が期待できることです。

OCRとAI-OCRはどちらも書類の文字を自動でデータ化する共通点がある一方で、OCRでは文字に傾きがあったり、癖が強かったりする場合には読み取りが難しいケースがあります。AI-OCRでは、そうした文字であってもAIに学習させることで読み取ることができます。そのため、従来のOCRよりも文字認識率が高くなり、実際の書類などで書かれる様々な文字に対応できるようになります。

AI-OCRの導入でどのような効果が得られるのか、ここではメリットについて解説します。

一つ目のメリットは、データ入力やチェック業務の効率化に貢献できることです。

従来、紙の書類に書かれた文字をデータ化するには、人が1文字1文字確認しながら手作業で入力する必要がありました。書類の量が多いほど、時間も手間も人件費もかかります。また、人による業務であることで、入力スピードのバラつきや複数人によるチェックが必要となることで時間がかかるなど業務を効率化する上での課題もありました。

そこでAI-OCRを導入し作業を自動化することで、手作業で入力していた部分をスピーディーに効率的に対応することができます。また、従業員は入力作業に費やしていた時間と労力を他の業務に充てることもできます。

二つ目のメリットは、業務品質の向上です。

人が手作業によって入力する場合、打ち間違いや目視による人為的ミスのリスクがあり、正確性を担保するために複数人による確認が必要となるなど業務品質を向上させるための課題がありました。

AI-OCRでは、OCRでは読み取りが難しかった文字でもAI技術と組み合わせることで文字の認識率が高まり、正確性の精度がアップし、業務品質の向上につながるのです。

三つ目のメリットは、紙ベースの書類データを電子データ化することでデータ共有や活用が円滑になることです。

＜関連記事＞【紙管理から卒業したい方向け】文書を電子管理する方法とポイントを解説

紙データで保存している場合、必要な書類を確認するために書類の保管場所まで足を運ぶ必要があります。また、データを手作業で探す手間が発生し、円滑なデータ共有や活用には不向きです。

一方AI-OCRで電子データとして保存されていれば、ネット環境が整っていれば簡単に必要な情報を取得し、離れた場所でも複数名で閲覧し、データを共有・活用することができます。在宅勤務が増えた新しい生活様式にも適応しています。また、ペーパーレス化にも貢献するメリットがあります。

書類によっては紙での保存が義務付けられているケースがあるので確認が必要ですが、電子帳簿保存法やe-文書法などで一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められるケースが増えています。

AI-OCRはメリットが多いものの、注意したいデメリットもあります。

AI-OCRのデメリットは、完全自動化は難しいことです。

AIを組み合わせることで文字の認識率は向上する一方で、手書きデータの読み取りを対象としていることで判断に迷ったり、予期せぬタイミングで停止したりといった事態も想定されます。つまり、AI-OCRを導入することで完全に業務が手離れするわけではありません。メンテナンスや更なる業務効率化や品質改善に向けた対応も必要となります。

人による手作業の入力や確認時にも、癖が強く文字が読めないことがあります。その点はAI-OCRも同じで、完璧ではありません。

そこでAI-OCRでの判断が難しい場合には、部分的に人が対応するように業務設計を行うことで精度を高めることができます。AI-OCRで100%自動化は難しくても、全ての作業を人が実施するよりも高い精度で効率的に実施できることが期待されています。

AI-OCRは、書類の読み取りを対象とした業務で活用できます。

AI-OCRの活用シーンとして、

• お客様向けアンケートはがきのデータ化
• イベントや研修などの参加者アンケートのデータ化
• 口座振替依頼書のデータ化
• 発注依頼書のデータ化

が一例となります。

手書きによる記入も多いアンケートや項目が多くデータ化することでより効率的に管理しやすくなる口座振替依頼書や発注依頼書などにAI-OCRの活用は向いています。

同じ内容を2回入力し、その結果を突合する方法のことです。そうすることで入力ミスを防止することができ、品質の安定を図ることが可能です。コンペアをAI-OCRと人の組み合わせに変更すれば、作業時間を大幅に抑えることができます。

TMJでは、通信販売を手がける企業のアンケートはがきのデータ入力業務を受託しています。

注文商品にアンケートを同封されており、返送されたアンケートはがきのデータ入力にAI-OCRを活用しています。従来では、人によるダブルエントリー＆コンペア方式（※）を採用していたところにAI-OCRを導入したことで年間約2,000時間の業務時間の削減を実現することができました。

自由記入の質問項目への回答の読み取りの一例

＜関連記事＞話題のAI-OCR、RPAと組み合わせると何ができる？
紙帳票の処理を自動化する際のポイント

※ダブルエントリー＆コンペア方式：同じ内容を2回入力し、入力結果を照らし合わせることで誤入力を防止し、品質の安定性を確保する方式。

TMJでは、AI-OCRの活用はもちろん、文書電子化やわかりやすい帳票デザインや効率的な処理を可能とする帳票マネジメントサービスなど、文書にまつわる業務効率化を実現する幅広いサービスを提供しています。

文書管理や業務フローの効率化に課題を抱えている方は、ぜひご相談ください！

TMJの文書電子化サービスの詳細は、＜こちら＞。

帳票マネジメントサービスの詳細は、＜こちら＞。