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BPOの基礎知識


BCP
初回投稿日 : 2020/09/09

緊急事態に備えて企業に求められるBCP(事業継続計画)の対応とは

BPOとリスク

ビジネスにおいて重視すべき点として、「継続性」があります。大規模災害などの際にオフィスや生産設備に被害を受けたとしても、事業が継続できるように日頃から準備しておく必要があります。今回は、事業の継続性に着目する「BCP」の重要性を押さえながら、企業に求められている対応について解説します。

BCPとは

BCPとは 「Business Continuity Plan」の略称で、「事業継続計画」を指します。ビジネスにおける「継続性」に着目した概念となっています。BCPでは、自然災害・人的災害・感染症などの突発的な緊急事態によって事業の継続が危ぶまれた時のことを想定した計画を立てます。BCPは、政府が発行した事業継続ガイドライン内の計画部分に該当します。

<関連記事>BCP(事業継続計画)とは?緊急事態に備えて企業ができること

BCPと防災計画の違い

BCPと災害対策のための防災計画は似たような状況で発動されるため、混同されることがあります。ここでは、目的・対象・効果の3つの観点からBCPと防災計画の違いについてご紹介します。

目的

目的において、BCPでは事業継続の可能性の最大化を目的とします。
一方で、防災計画では組織が保有する資産の損失を抑えることを目的としています。

対象

対象において、BCPは事業の継続性に悪影響を与えるすべての要因を管理します。
防災計画の場合は、自然災害や伝染病などによる物理的・人的被害が対象です。

効果

BCPと防災計画では異なります。BCPでは策定したプランが事後的に効果を発揮することが期待されるのです。つまり、災害などが起きた直後に適用されます。
一方で、防災計画は事前対策として策定され、災害が起きる前に被害が最小限にとどめられるように備えることで効果を発揮します。

BCPに対応する重要性

BCPに対応することは企業にとってなぜ重要なのか、ここでは3つの視点から解説します。

従業員の安全の確保

BCPに対応することで、従業員の安全を確保することができます。企業の存続は、従業員がいてこそ可能となります。そのため、BCPで緊急事態における対応を策定することで従業員の安全を確保することができます。

たとえば、新型コロナウイルスの感染拡大を受け、多くの企業で在宅勤務が取り入れられています。在宅勤務を活用することで、企業は従業員の感染リスクを抑えることができます。

顧客の期待を裏切らない

BCPを通して、顧客へ商品やサービスを提供する責任を果たすことができます。自社がBCPを策定していないことで、顧客に商品やサービスが届けられなくなる事態が発生することも考えられます。顧客の期待を裏切らないためにもBCP対応は重要だといえます。また、緊急事態においても、商品やサービスを届けられることは顧客の信頼の創出にもつながります。

企業としての責任

BCPへの対応は企業としての責任を果たす上で重要です。企業は、自社の事業存続だけでなく、取引先企業や社会に対しても責任を担っています。

BCPを通して、取引先企業・協力企業への被害拡大を最小限にとどめることができます。多くの企業は、他の企業と連携することで業務が成り立っています。自社が原因で関連企業に影響を及ぼさないためにBCPの対応は重要です。BCPに対応することは、企業の社会的責任を果たすことにもつながります。

BCPの策定に向けた5つのステップ

実際に企業はどんなステップでBCPに向けて対応したらよいのでしょうか。内閣府が発行した事業継続ガイドラインに沿って、BCP策定に向けた5つのステップをご紹介します。

計画の立案・策定

最初にBCPの立案・策定を行います。BCPの発動基準・役割分担・対応手順などを策定します。

BCPの発動基準を明確にすることで、関係者の足並みがそろえ、復旧まで時間を短縮することができます。基準を設ける上で、通信障害の発生を想定して、外部に基準をおくことがポイントとなります。たとえば、地震が起きたとき震度7発表されたらBCPを発動するなどが一例です。

発動時の役割分担の策定も大切です。復旧に対応する上で、社内の復旧を担うチームだけでなく、社外関係者との連携を行うチームも必要となります。また、大規模災害などでは怪我などで役割を果たせないメンバーの発生も想定して、リーダー役には複数の従業員を任命しておいたほうが安心です。

対応手順の策定も重要な要素です。それぞれの役割に応じて、従業員はどのような対応を行ったらよいのか時系列で計画を立て、策定します。

事前対策の実施計画

計画の立案・策定ができた後、BCPの実施に向けて事前に実施できることの計画を立てます。BCPが必要時に機能するためには、発動以前の対策が重要です。

たとえば、代替物の確保が一例です。具体的には、

  • 通信や電源を含むライフラインの代替対策
  • 原材料や運輸の調達先や販売先の複数化

が挙げられます。

その他にも、情報システムのバックアップ体制の整備や代替拠点のマニュアルや設備の設置や確保も企業によっては重要性が高く、事前対策の実施計画に盛り込む必要があります。

教育・訓練の実施計画

BCPを実行するにあたり、従業員が各役割を果たせるように教育・訓練の実施計画を立てる必要があります。対象者が必要な知識を身につけ、適切な判断・意思決定ができるように実施計画を立てます。BCPの文化を社内に根付かせるためにも教育・訓練は重要です。

見直し・改善の実施計画

BCPを策定することはスタートラインに立った状態だといえます。そこで、見直し・改善を着実に実施できるように、実施計画を立てます。

計画の文書化

最後のステップが計画の文書化です。ここまで立てた計画をテキストとしてまとめておきます。この際、どのような環境でもアクセスできるように媒体は紙やデジタルファイルなど複数のメディアで確認できるようにすることが基本です。

BCP策定で事業の継続性を高めよう

新たな緊急事態がいつ発生してもおかしくない状況にあるいま、BCPの重要性が高まっています。自社の事業の継続性を高めるためにもBCPの検討を進めていきましょう。

BCP

執筆者紹介

業務改善ノート編集部

ビジネスのデザイン力で、事業の一翼を担うBPOパートナーのTMJ。将来にわたる経営環境に最適なビジネスプロセスを設計し、事業を代替することで、クライアント企業の継続的な事業成長を総合的にサポートしています。

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